Jak napisać list przedstawiający Twoją firmę

Kiedy twoja firma jest nowym dzieckiem w tym bloku, nie możesz po prostu zostawić jej przypadkowi lub rozgłosu, że klienci, sprzedawcy i prasa zaczną bić ścieżką do twoich drzwi. Niezależnie od tego, czy list polecający jest dostarczany przez listonosza, czy przez Internet, jego ton powinien być równowagą ciepłego przystępności i fajnego profesjonalizmu, który sprawi, że czytelnicy będą chcieli nawiązać osobisty kontakt i dowiedzieć się więcej o tym, co robisz.

Przedmioty, które będą potrzebne

Profesjonalny papier firmowy
Koperty
Drukarka

Zbadaj swoich docelowych odbiorców i najbardziej opłacalny, celowy sposób ich osiągnięcia, mówi Kenneth Roman i Joel Raphaelson, autorzy "Pisanie to działa, jak skutecznie komunikować się w biznesie". Im więcej wiesz na temat edukacji, dochodów, stylu życia i nawyków zakupowych, tym dokładniej możesz dopasować tekst i grafikę, które będą rezonować. Należy pamiętać, że sposób i termin dostarczenia są uzależnione od tego, czy powiadamiasz ich o dacie związanej z datą, takiej jak uroczyste otwarcie, czy też doradzasz im ekscytujące produkty i usługi, których mogą potrzebować w przyszłości. W przypadku tego ostatniego, drukowany list prawdopodobnie będzie miał dłuższy okres trwałości niż korespondencja e-mail.

Przyjmij sztukę "mowy w windzie", zasugeruj Lena Claxton i Alison Woo, autorki książki "Jak to powiedzieć: marketing z nowymi mediami: przewodnik promujący Twoją małą firmę za pomocą stron internetowych, e-zin, blogów i podkastów". Jeśli spotkałeś się osobiście z nowym klientem, odnosi się to do czasu, jaki potrzebujesz, aby przekonać ich podczas jednej jazdy windą. Zastanów się, że większość ludzi spędza ten sam krótki czas czytając list marketingowy i ustalając, czy treść jest istotna dla ich życia. Sporządź listę trzech najważniejszych rzeczy, które chcesz, aby czytelnicy wyszli z twojego listu, zanim zaczniesz go komponować. Zdaniem Romana i Raphaelsona, kluczowe znaczenie ma ścisła koncentracja i unikanie przeciążenia informacji. Jeśli spróbujesz dać swoim czytelnikom więcej niż trzy elementy do zapamiętania, najprawdopodobniej nie zapamiętają żadnego z nich.

Zacznij swój list mocnym hakiem, aby przyciągnąć uwagę czytelników. Udane listy wprowadzające często otwierają się z pytaniem, zaskakującą statystyką lub krótką anegdotą zachęcającą odbiorcę do przeczytania więcej. Przykłady:

Co jeśli mógłbyś zaspokoić wszystkich na liście urlopów za łączny koszt mniejszy niż 100 $?

Dwadzieścia osiem procent właścicieli małych firm, takich jak ty, zostało skradzionych i nawet o tym nie wie.

Kiedy miałem 9 lat, mieszkaliśmy nad sklepem z serami i pomyślałem, że to najlepsza praca na świecie. Dwadzieścia lat później mogę z radością potwierdzić, że tak naprawdę jest. Za jedyną wizytę w Cheese Please, myślę, że też się uśmiechniesz.

Zaprojektuj ton w swojej korespondencji, który jest odpowiedni i zgodny z naturą firmy. To, co klienci czytają w prasie, powinno być tym, czego mogą oczekiwać od ciebie i twoich pracowników osobiście. Uwzględnij punktor, aby zwrócić uwagę na konkretne punkty zainteresowania dotyczące Ciebie i Twojej firmy. Wyróżnij, co odróżnia Twoją firmę od konkurencji pod względem unikalnych produktów, niższych kosztów, funkcji bezpieczeństwa, łatwości użytkowania, gwarancji i komponentów oszczędzających czas. Zaufaj projektowi i stwórz wezwanie do działania, takie jak udział w otwartym domu, ustalenie terminu, skorzystanie z kuponu lub wypełnienie krótkiego kwestionariusza.

Poproś kogoś, kto nie zna Twojego biznesu, o sprawdzenie Twojego listu pod kątem jego czytelności, organizacji i zawartości. Dokładnie sprawdź swój materiał, aby upewnić się, że jest wolny od błędów i że Twoje informacje kontaktowe są kompletne.

Wskazówki

Jan Norman, autor książki "Co nikt ci nigdy nie mówi na temat założenia własnej firmy: Doradztwo na temat startu w prawdziwym życiu od 101 skutecznych przedsiębiorców", zaleca korzystanie z e-maili włączających jako łatwego sposobu na zbudowanie listy klientów. Pismo przedstawiające Twoją firmę nie powinno przekraczać jednej strony, mimo że w tej samej korespondencji można umieścić wizytówkę, kartę odpowiedzi lub broszurę.