Jeśli Twoja organizacja ma więcej niż jednego pracownika, a pracownicy podróżują lub robią zakupy dla firmy na swoich osobistych kartach kredytowych, potrzebujesz zasady zwrotu kosztów karty kredytowej.Zasady zwrotu kosztów kartą kredytową pozwalają określić, jakie wydatki zostaną spłacone, określić pułap wydatków i poinformować pracowników o tym, jak działa proces zwrotu kosztów.
Ustalenie, czy konieczne jest wcześniejsze zatwierdzenie
Zwrot wydatków na karty kredytowe pracownika może być koszmarem budżetowym, jeśli zasoby ludzkie i księgowość nie mają pojęcia, jakiego rodzaju opłaty można się spodziewać. Wymaganie wstępnej zgody na niektóre lub wszystkie wydatki związane z kartą kredytową może wyeliminować szok na ekranie podczas uzgadniania opłat za zwrot kosztów karty kredytowej. Formularze autoryzacji podróży i wydatków oraz zamówienia zakupu mogą pomóc menedżerom w powstrzymaniu nieautoryzowanych wydatków, jednocześnie pomagając pracownikom działu kadr i księgowości uzyskać pomysł na opłacenie kosztów, które zostaną zwrócone.
Ustaw limity wydatków
Ograniczanie zwrotów z kart kredytowych poprzez ustalanie limitów wydatków to kolejny sposób, w jaki zasady zwrotu kosztów kart kredytowych mogą pomóc w zapobieganiu stratom budżetowym. Ustalanie limitów wydatków na posiłki, hotele i rozrywkę zapewnia kontrolę zwrotów kosztów podróży, a zwroty za usługi lub materiały powinny być kontrolowane za pomocą zamówień zakupu lub preautoryzacji. Standardowe dodatki do posiłków mogą na przykład wyeliminować konieczność zwracania przez pracowników pokwitowań i są pomocne dla organizacji, które dokonują dużej refundacji.
Określ, jakie wydatki zostaną zwrócone
Wszelkie zasady dotyczące zwrotów kart kredytowych powinny jasno określać, jakie wydatki zostaną zwrócone. Podczas gdy koszty żywności, podróży i zakwaterowania są standardowymi kosztami zwrotu kosztów, kultura firmy może narzucać inne koszty podlegające zwrotowi, takie jak koszty przyjmowania klientów, w tym napojów alkoholowych lub z wyłączeniem napojów alkoholowych i usługi pralni w przypadku dłuższych podróży służbowych. Twoje zasady powinny określać, jakie koszty mogą być zwracane, i kiedy, aby uniknąć nadużycia konta wydatków.
Określ, co jest potrzebne, aby uzasadnić zwrot kosztów
Zwrot kosztów pracowniczych karty kredytowej może szybko stać się problemem dla księgowości i zasobów ludzkich, jeśli polityka refundacji nie określa, jaka dokumentacja jest wymagana. Podczas gdy niektóre firmy opierają się na indywidualnych paragonach, inne używają potwierdzeń e-mailem lub kopiami wyciągów z kart kredytowych lub ustalają standardowe dodatki dla większości podlegających zwrotowi wydatków w celu uniknięcia zbędnych formalności. Wielkość refundacji, z którą Twoja organizacja ma do czynienia, powinna narzucać Twoją politykę.
