Wiele firm wydaje karty kredytowe pracownikom za różne zakupy, w tym materiały biurowe, posiłki biznesowe i koszty podróży. Czasami jednak pracownicy mogą nadużywać firmowej karty kredytowej, przesuwając ją za niewłaściwe rodzaje wydatków związanych z pracą lub, co gorsza, na własny użytek, w tym zaliczki gotówkowe, osobiste podróże, wydatki związane z domem i inne. Gdy okaże się, że pracownik niewłaściwie wykorzystał kredyt firmy, działaj szybko, aby inni pracownicy nie poszli w jego ślady lub nieużywanie nadal trwa.
Przejrzyj zapisy kredytowe firmy, aby ustalić, które opłaty są nieodpowiednie lub niezwiązane z firmą. Wyróżnij je i wykonaj kopie zarówno dla działu finansowego, jak i, jeśli to konieczne, dla akt osobowych pracownika. To nie tylko daje wyobrażenie o tym, jak bardzo karta została niewłaściwie wykorzystana, ale także zapewnia punkt odniesienia do wykorzystania podczas rozmowy z pracownikiem.
Przed rozmową z pracownikiem porozmawiaj z ludźmi. Są szanse, że będą musieli być w pokoju z tobą, gdy zapytasz pracownika o zarzuty. Co więcej, mogą ci powiedzieć, jak postępować, jeśli pracownik przyzna, że niewłaściwie używał karty do osobistego użytku, szczególnie jeśli wiedział, że jest to niezgodne z zasadami firmy.
Zaplanuj spotkanie z pracownikiem. Zapytaj, czy otrzymał kopię wytycznych firmy, gdy otrzymał kartę. Informuje Cię, czy znał zasady dotyczące wykorzystania kredytu przez firmę. Daj mu szansę wyjaśnienia i dowiedz się, czy zarzuty były celowe, czy jest on nawet odpowiedzialny za zarzuty lub czy jest to po prostu przypadek użycia niewłaściwej karty dla niewłaściwych rodzajów zakupów. Jeśli działanie było złośliwe i celowe, może być konieczne podjęcie działań dyscyplinarnych. Surowość dyscypliny powinna zależeć od jego ogólnego rekordu, a także od kwoty, z jaką chciała przyznać się do niedyskrecji i poziomu wyrzutów sumienia, które pokazuje. Nagraj rozmowę, za jego zgodą, w przypadku, gdy będziesz musiał kontynuować sprawę, na przykład wnosząc oskarżenie o przestępstwo.
Zainicjuj jakikolwiek sposób postępowania na poziomie niewłaściwego użycia. Jeśli było to po prostu kwestią niezamierzonego niewłaściwego użycia, należy powtórzyć wytyczne dotyczące korzystania z karty i dać pracownikowi kolejną szansę. Jeśli opłaty były celowe, skorzystaj z wytycznych firmy, aby podjąć najlepszą decyzję i weź pod uwagę historię pracownika i charakter zarzutów.Jeśli opłaty są naliczane w tysiącach, w większości stanów jest to uważane za wielką kradzież, a ty możesz nie mieć innego wyjścia, jak tylko skontaktować się z lokalnym wydziałem policji i poprosić ich o pociągnięcie do odpowiedzialności wobec pracownika.
Instytut ostrzejsze wytyczne dotyczące korzystania z kart kredytowych. Zgodnie ze stroną Inside Indiana Business, co miesiąc sprawdzaj opłaty i oznaczaj te, które wyglądają podejrzanie. Postaraj się, aby pra- cownicy pytali o to przed dokonaniem jakichkolwiek opłat za określoną kwotę pieniędzy. Ogranicz liczbę kart przekazywanych pracownikom, pozwalając tylko tym, którzy muszą regularnie kupować materiały eksploatacyjne w celu utrzymania firmowego konta kredytowego.
