Decydując się na wydawanie kart kredytowych niektórym pracownikom, należy ustanowić zasady i przepisy regulujące korzystanie z tych kart. Dobrym pomysłem jest również posiadanie zestawu procedur, które pomogą śledzić wydatki na karty kredytowe i utrzymywać wydatki pod kontrolą. Firmowe karty kredytowe powinny być wydawane wyłącznie pracownikom, którzy potrzebują ich w celach biznesowych, takich jak koszty podróży lub biura. Jednym z warunków firmowej karty kredytowej powinno być to, że nadużywanie karty spowoduje jej rozwiązanie.
Użytek własny
Biznesowe karty kredytowe mogą stanowić wygodny sposób finansowania okazjonalnych zakupów i podróży służbowych, ale także stanowią znaczącą okazję do nadużyć. Dobre zasady i procedury mogą pomóc chronić firmy przed pracownikami, którzy wykorzystują karty do pokrycia ich osobistych wydatków, i mogą chronić pracowników, informując ich, jakie rodzaje zakupów mogą bezpiecznie wykonać bez obawy przed represjami.
Jednym ze sposobów na to, by firmowa karta kredytowa nie była wykorzystywana przez pracowników do osobistego użytku, jest wydawanie kart tylko pracownikom wykazującym się dobrą odpowiedzialnością finansową. Może to wymagać sprawdzenia wiarygodności kredytowej pracowników rozważanych do otrzymania karty. Należy opracować politykę, która zabrania używania firmowych kart kredytowych do zakupów osobistych. Aby to złagodzić, karty powinny być wydawane pracownikom za pośrednictwem firmy, a firma powinna otrzymywać miesięczny rachunek. Pracownicy powinni zostać poproszeni o przesłanie formularza wydatków w celu objaśnienia wszystkich wydatków obciążających ich kartę. Jeśli karta wydatków nie pasuje do faktycznego rachunku, może to być osobisty użytek z karty. Ten system kontroli i sald pomaga przypomnieć pracownikowi, że jest on odpowiedzialny za sposób użycia karty.
Wstępne zatwierdzenie
Firmowa karta kredytowa powinna być wykorzystywana wyłącznie do celów biznesowych, ale gdy pracownik jest w drodze dla rozrywkowych klientów, granica między celami biznesowymi a osobistymi może zostać zamazana. Każde użycie firmowej karty kredytowej powinno zostać wstępnie zatwierdzone przez firmę. W przypadku zmiennych opłat, takich jak rozrywkowe klienty, należy przyjąć protokół, który określa i definiuje dopuszczalne formy rozrywki. Przed rozrywką dla klientów pracownik powinien otrzymać ustalony z góry limit, na jaki firma będzie płacić, jeśli chodzi o opłaty na firmowej karcie kredytowej. Opłaty za wcześniej ustaloną kwotę będą ponosić odpowiedzialność pracownika, a użycie karty kredytowej w jakichkolwiek niezatwierdzonych formach rozrywki powinno skutkować rozwiązaniem.
Odpowiedzialność
Ponieważ firmowe karty kredytowe będą używane tylko w celach wcześniej zatwierdzonych przez firmę, dobrym pomysłem może być nie pozwalanie pracownikom na posiadanie firmowych kart kredytowych, z wyjątkiem określonych celów. Wydawanie kart kredytowych tylko w razie potrzeby może pomóc w wyeliminowaniu nieautoryzowanych obciążeń na firmowych kartach kredytowych.
