Wiele firm, zarówno dużych, jak i małych, wykorzystuje karty kredytowe wydawane przez firmy, aby pracownicy mogli wykonywać drobne zakupy lub płacić za inne związane z biznesem wydatki. Aby ograniczyć możliwość niewłaściwego użycia, dobrze poinformowane zasady dotyczące korzystania z karty powinny zostać przekazane pracownikom i ich przełożonym. Zasady te powinny uwzględniać takie kwestie, jak odpowiednie użycie, bezpieczeństwo, ograniczenia i procedury przeglądu.
Obowiązki posiadacza karty
Pracownicy wybrani do otrzymywania biznesowych kart kredytowych powinni być pociągnięci do odpowiedzialności za bezpieczeństwo karty, a także za prywatność informacji związanych z firmą. Obowiązek ten powinien obejmować przechowywanie karty w bezpiecznym miejscu, ochronę osobistego numeru identyfikacyjnego karty oraz sprawdzanie oświadczeń za nieuczciwe działania. Firmowe karty kredytowe nie powinny być nigdy używane przez nikogo poza posiadaczem karty. Zgubione lub skradzione karty należy jak najszybciej zgłosić wydawcy karty i firmie.
Limity wydatków
Firmowe karty kredytowe powinny uwzględniać limity wydatków zgodnie z przewidywanymi potrzebami pracownika. Limity te powinny być zakomunikowane pracownikowi w momencie jego wydania i ściśle przestrzegane. Pracownicy powinni zadbać o to, aby ich użytkowanie nie przekraczało tego limitu lub aby nie doszło do nałożenia nadmiernych kar lub opłat. Firmowe karty kredytowe nigdy nie powinny być używane do wypłat gotówkowych.
Raportowanie użycia
Pracownicy powinni być odpowiedzialni za regularne raporty użytkowania do wyznaczonego przełożonego.Raporty te powinny zawierać szczegółowe wyjaśnienie indywidualnych opłat, oryginalnych paragonów i odpowiednich kodów rachunkowych firmy. Informacje te należy załączyć do obowiązującego miesięcznego wyciągu i dostarczyć je z wystarczającą ilością czasu, aby uniknąć opłat za zwłokę.
Osobiste użycie
O ile nie zostanie to uwzględnione w ramach pakietu wynagrodzenia pracowniczego, osobiste korzystanie z firmowej karty kredytowej nie powinno być dozwolone. Użytek osobisty powinien być zdefiniowany jako wszelkie opłaty niezwiązane bezpośrednio z prowadzeniem działalności lub związanymi z tym wydatkami. Osobiste użycie w sytuacji awaryjnej powinno wymagać dodatkowych wyjaśnień i natychmiastowej spłaty dla firmy.
Przegląd użytkowania
Przegląd wykorzystania karty kredytowej pracownika powinien być przeprowadzany regularnie. Przegląd ten powinien być przeprowadzony zarówno przez bezpośredniego przełożonego pracownika, jak i członka działu księgowości biznesowej. Osoba nadzorująca pracownika powinna ponosić odpowiedzialność za określenie, czy użycie jest właściwe i odpowiednie dla obowiązków pracownika. Dział księgowości powinien zapewnić, że płatności i kredyty są przetwarzane prawidłowo, a limity użycia nie zostały przekroczone.
