Wszyscy pracowaliśmy w chaotycznych biurach - papiery i inne materiały spiętrzały się w stosach, pracownicy są sfrustrowani i niepewni swoich obowiązków, a kierownictwo nie jest zadowolone z tego, co robią pracownicy. Jak sprawić, by biuro działało sprawnie? Posiadanie jasnych procedur dla personelu, który należy przestrzegać, pomoże wszystkim innym zająć miejsce - będziesz mieć czystsze biuro, szczęśliwszą i bardziej produktywną kadrę oraz lepszych menedżerów w mgnieniu oka.
Przedmioty, które będą potrzebne
-
Komputer
-
Papier
-
Notatnik
Utwórz protokół
Zbadaj obszary organizacji, które są niejasne, pisząc ankietę i personel geodezyjny. Zapytaj personel, co jest niejasne, czy jest to ich rola i obowiązki, z kim się zgłaszają, czy też jak prawidłowo wykonywać określone procedury.
Utwórz podręcznik pracownika na podstawie tego, czego pracownicy potrzebują wyjaśnienia. Uwzględnij również standardowe zasady firmy, w tym informacje o środowisku biurowym. Pracownicy muszą wiedzieć, że dokumenty muszą być złożone w odpowiednim czasie, aby wyprostować swoje biurka przed opuszczeniem pracy i wykonać swoją część, aby stworzyć czyste miejsce do pracy.
Utwórz standardowe procedury operacyjne lub SOP. SOP to instrukcje, które określają kto, co, gdzie, dlaczego i jak każde zadanie. Utwórz SOP dla każdego zadania, które personel ma wykonać. Dołącz paragraf podsumowujący o procesie, instrukcje krok po kroku, jak to zrobić, oraz listę zasobów, jeśli potrzebują więcej informacji. Dodaj datę w przyszłości, w ciągu 6 do 12 miesięcy, kiedy to SOP zostanie przejrzane i zaktualizowane. Należy również podać imię i nazwisko oraz dane kontaktowe osoby w organizacji, która jest odpowiedzialna za tę procedurę - w ten sposób pracownicy wiedzą, z kim się skontaktować, aby uzyskać więcej informacji. Umieść wszystkie standardowe procedury operacyjne w notatniku i udostępnij je wszystkim pracownikom, aby sprawdzili procedurę, jeśli muszą coś sprawdzić. Napisz nowe SOP dla nowych procedur, które powstają i dodaj je do książki.
Trenuj personel i organizuj się
Przekaż podręcznik pracownika wszystkim obecnym pracownikom, jak tylko zostanie ukończony, oraz nowym pracownikom, gdy zostaną zatrudnieni. Pracownicy mogą ulepszyć sposób prowadzenia biura, jeśli wiedzą, czego się od nich oczekuje.
Przeszkol pracowników na wszystkich standardowych procedurach operacyjnych, które mają do nich zastosowanie. Czy osoba personelu odpowiedzialna za procedurę szkolić innych pracowników jeden na jeden lub w grupie. Należy przeszkolić personel we wszystkich procedurach po ich opracowaniu, tak aby personel jasno wiedział, czego się od nich oczekuje podczas wykonywania tej procedury.
Aby zorganizować biuro, należy zorganizować cały dzień sprzątania. Nie powinno się tego robić często. Po przeczytaniu podręcznika dla pracowników i przeszkoleniu w zakresie nowych SOP, personel powinien mieć jasne pojęcie, co robić.
Wskazówki
-
Zabierz pracowników na rekolekcje poza biurem w celu dalszego szkolenia.
