Aby podpisać lub nie podpisać? To jest pytanie, które często pojawia się, gdy zajęci menedżerowie postanawiają napisać notatkę. W przeciwieństwie do listów biznesowych, które wyraźnie wymagają podpisu, notatki są czymś zupełnie innym. Czy podpisanie ich nie jest jasne dla wielu młodych menedżerów, którzy dopiero zaczynają działalność w świecie biznesu. Poniższe wskazówki pomogą rzucić trochę światła na to, czy podpisać, czy nie podpisać.
Przedmioty, które będą potrzebne
-
Komputer
-
Podstawowy program do edycji tekstu
-
Przewodnik gramatyki lub książka stylów, czyli książka stylów AP
-
Aktualne badania, tj. Raporty finansowe, raporty księgowe itp.
-
Słownik, tezaurus, oprogramowanie do arkuszy kalkulacyjnych (opcjonalnie)
Na powierzchni mogą wyglądać podobnie, ale istnieje wiele różnic między notatką a listem. Listy pisane na papierze firmowym są dokumentami zewnętrznymi. Mają tendencję do odwiedzania mniejszych odbiorców zewnętrznych, takich jak klienci, dostawcy i regulatorzy branżowi. To sprawia, że podpis jest wymaganym elementem. Notatki są jednak wewnętrzne i zwykle widoczne tylko dla pracowników firmy. W praktyce, notatki nie zawierają podpisu. Czasami jednak menedżerowie są mądrzy, aby umieścić swoje inicjały obok nazwy w nagłówku. Prawdziwą sztuczką jest wiedzieć, czy i kiedy to zrobić.
Cel notatki pomoże ustalić, czy ją podpisać, czy nie. Po drugie e-maile są głównym narzędziem wykorzystywanym przez menedżerów do udostępniania informacji pracownikom, bez względu na to, czy są to zwykłe ogłoszenia lub kluczowe informacje dotyczące zmian zasad. Niektóre notatki mają zazwyczaj bardziej delikatny charakter niż inne.
Jak wrażliwa jest informacja? Rutynowe notatki - te, które poruszają tematy nie kontrowersyjne - składają się na większość wiadomości wysyłanych przez menedżerów. Tego typu notatki rzadko wymagają działań następczych i zwykle są podejmowane według wartości nominalnej. Inne tematy, takie jak redukcja firm, redukcja świadczeń zdrowotnych itp., Mogą być trudne do zrozumienia dla pracowników. W rezultacie ich ważność może zostać zakwestionowana. Gdy temat jest wrażliwy, osoba pisząca notatkę może zainicjować notatkę, aby dodać ważność do treści. Ale nawet wtedy inicjały nie są wymagane.
Ile osób otrzyma notatkę? Znowu, notatki czasami trafiają do setek osób, a ich parafowanie może być czasochłonnym zadaniem. W świecie biznesu czas to pieniądz. Nawet dodawanie inicjałów może być dużym przedsięwzięciem. Podejmując decyzję, czy parafować notatkę, zapytaj, jaka wartość jest dodawana do tego zadania? Jeśli nie ma, pomiń to.
Wskazówki
-
Bloki podpisów sygnalizują czytelnikom, że dotarli do końca litery. W przypadku notatek telegrafuj jednak końcówkę, używając wyrażeń przejściowych podkreślających konkluzję, na przykład "w trakcie zamykania" lub "na końcu".
Ostrzeżenie
Pamiętaj, że bez względu na to, czy piszesz notatkę, czy list, z podpisem lub bez, może to być prawnie wiążący dokument. Nigdy nie odpędzaj korespondencji w pośpiechu. Możesz dostać siebie i swoją firmę w gorącej wodzie.
