Planowanie wydarzenia wymaga wiele pracy. Dla każdej osoby lub firmy, której usługi wynajmujesz, będziesz potrzebować umowy, która ochroni Cię przed przeładowaniem lub utknięciem bez tych usług w dniu wydarzenia. Używaj prostego, zwięzłego języka podczas pisania umowy na imprezę, aby nie było miejsca na błędną interpretację którejkolwiek ze stron.
Skompiluj wszystkie informacje, które musisz uwzględnić w umowie w jednym dokumencie, aby uzyskać referencje. Obejmuje to nazwiska i dane kontaktowe użytkownika i firmy lub osoby, w tym adres, numer telefonu i adres e-mail, datę zdarzenia, czas, w którym wymagane jest pojawienie się pracowników, oraz godzinę rozpoczęcia wydarzenia i oczekuje się, że koniec. Napisz listę wszystkich odpowiednich urządzeń, które będziesz świadczyć, i tego, czego oczekujesz od zakontraktowanego pracownika. Na przykład, jeśli wynajmujesz DJ'a, wyjaśnij, czy możesz dostarczyć głośniki, ale DJ jest odpowiedzialny za kable.
Utwórz formularz z sekcjami zawierającymi informacje kontaktowe, podane daty i godziny, a także oczekiwania na liście. W przypadku już sformatowanej umowy Microsoft Office oferuje kilka darmowych szablonów do wyboru.
Napisz umowę dotyczącą płatności, podając swoje imię i nazwisko jako płatnika, imię i nazwisko zakontraktowanego pracownika (lub nazwy firmy) jako odbiorcy, stawkę godzinową lub całkowitą oraz wszelkie dodatkowe opłaty, które mogą zostać dodane lub odjęte (w szczególności uzasadnij, dlaczego tak się stało, jeśli dotyczy.). Uwzględnij metodę płatności (czek, gotówka, PayPal) i kiedy płatność zostanie wystawiona. Jeśli płatność zostanie wydana w dniu wydarzenia, należy wskazać, czy będzie to miało miejsce przed czy po zakończeniu świadczenia usług.
Napisz sekcję przeznaczoną na zwroty kosztów i anulowania, i wyraź jednoznacznie, jakie są twoje podstawy, aby nie wydawać płatności. Dołącz okno czasowe, aby umożliwić anulowanie. Na przykład: "Firma może anulować do 48 godzin przed wydarzeniem lub zostaną ocenione opłaty." Określ, jakie będą opłaty.
Napisz sekcję dla wszelkich innych negocjowanych przedmiotów związanych ze swoim wydarzeniem i sposobem ich rozwiązania. Jeśli na przykład wydarzenie odbywa się w plenerze, uwzględnij plan "deszczowy dzień" lub wskaż, czy anulujesz wydarzenie, w jaki sposób powiadomisz pracownika kontraktowego i jakie (jeśli w ogóle) otrzymasz odszkodowanie.
Utwórz sekcję zawierającą zarówno imię i nazwisko, jak i pełne imiona i nazwiska pracowników kontraktowych, wpisane, z linią do daty i znakiem. Skopiuj podpisaną umowę o wydarzeniu dla pracownika i zachowaj dodatkową kopię dla swoich rekordów.
