Przenoszenie firmy może być ekscytującym, ale stresującym czasem. Aby zapewnić płynne przejście, należy uzyskać wpisowe dla pracownika, przeprowadzić szczegółowe plany i harmonogramy oraz przewidzieć pewien stopień opóźnień i spowolnienia działalności.
Komunikuj się o ruchu
Daj pracownikom wcześniejsze zawiadomienie o przeprowadzce i co to będzie oznaczać dla firmy, klientów i dostawców, a także dla personelu i ich rodzin. Relokacja na odległość może mieć duży wpływ na pracowników, zwłaszcza jeśli muszą oni zmienić trasę dojazdu lub zmienić procedury związane z opieką nad dziećmi lub harmonogramem gospodarstwa domowego. Podaj harmonogram przeniesienia obejmujący kluczowe daty, na przykład kiedy klienci zostaną powiadomieni, kiedy materiały osobiste powinny zostać spakowane i kiedy nastąpi fizyczne przeniesienie.
Zaangażuj Staffers
Zaangażuj pracowników w ruch, tworząc komitety pracownicze lub współpracowników departamentów, które będą odpowiedzialne za organizację różnych aspektów tego ruchu. Pozwól pracownikom zadawać pytania, zgłaszać wątpliwości i sugerować sposoby na zminimalizowanie przestojów lub przerw w pracy i funkcjach biznesowych. Spraw, by relokacja była raczej przygodą niż stresem, kładąc nacisk na pozytywne aspekty, takie jak więcej miejsca dla wszystkich lub możliwość uzyskania informacji o układzie biura i projektowaniu.
Opracuj system organizacyjny
Zachęć pracowników do skorzystania z tej możliwości, aby oczyścić swoje kabiny lub biura, usunąć pliki i lepiej się zorganizować. Koordynuj ruch, przypisując departamenty z kolorowymi kodami i pracownikom z numerami identyfikacyjnymi do wykorzystania w pakowaniu i etykietowaniu sprzętu biurowego, mebli, materiałów, plików i innych przedmiotów do przeniesienia. Domagaj się, aby przedmioty osobiste, takie jak zdjęcia, nagrody i dekoracje biurowe były pakowane i przewożone przez pracowników przed przeniesieniem do biura w celu zapewnienia bezpieczeństwa.
Zapewnij przejście IT
Oczekuje się, że niektóre przestoje będą występować podczas przenoszenia biur, ale należy dołożyć wszelkich starań, aby sprzęt biurowy i dział IT zostały wdrożone i uruchomione pierwszego dnia w nowym biurze. Umożliwi to pracownikom pozostanie w kontakcie z klientami i innymi interesariuszami, dostęp do poczty e-mail i czuć się związani, gdy znajdą się w nowej przestrzeni. Przygotuj się na potencjalne zakłócenia w trakcie ruchu, przesuwając z powrotem kluczowe terminy lub wydłużając harmonogramy projektów, aby zmniejszyć stres pracowników. Opublikuj powiadomienie na swojej stronie internetowej i nagraniu poczty głosowej w biurze, które informuje klientów, że jesteś w fazie przejściowej, dzięki czemu możesz utrzymać wysoki poziom obsługi klienta.
Przesunięcia na duże odległości
Jeśli przenosisz swoje biura na znaczną odległość, niektórzy pracownicy mogą stanąć przed wyborem między przeniesieniem swojego gospodarstwa domowego lub znalezieniem nowej pracy. W takim przypadku należy przekazać jak najwięcej wcześniejszego powiadomienia o przeniesieniu i pomóc pracownikom w podejmowaniu decyzji. Na przykład dla pracowników chcących wykonać ten krok, przekaż referencje specjalistom ds. Nieruchomości, którzy specjalizują się w relokacjach biznesowych. Jeśli pracownik nie może wykonać tego ruchu, należy wydawać zalecenia dotyczące nowych stanowisk, kontaktując się ze swoimi kolegami.
