Aby pracownicy mogli otrzymywać wynagrodzenie, większość pracodawców musi przeprowadzić przetwarzanie listy płac. Mimo że przetwarzanie listy płac może być bardzo szczegółowym zadaniem, kroki zazwyczaj pozostają niezmienione. Potrzeba dobrej koncentracji i umiejętności matematycznych - a także solidnych zdolności organizacyjnych - do efektywnego i dokładnego przetwarzania listy płac.
Stawka godzinowa
Pierwszym krokiem w procesie rozliczania płac jest obliczenie wysokości wynagrodzenia każdego pracownika. Najczęściej występujące cykle płacowe to cotygodniowe, dwutygodniowe, półmiesięczne i miesięczne. Pracownicy godzinowi są zazwyczaj opłacani co tydzień lub co dwa tygodnie. Większość firm ma godzinowych pracowników wypełnić arkusz czasu, który zostanie włączony pod koniec każdego tygodnia. Specjalista ds. Płac musi zapewnić, że pracownik i jej kierownik / przełożony podpisują arkusz czasu; jeśli nie, jest nieważny. Zwykle, regularne, osobiste / chore lub godziny wakacyjne są rejestrowane w arkuszu czasu i są wypłacane według zwykłej płacy. Płaca za nadgodziny powinna być wymieniona w arkuszu czasu, a także płatna w czasie i pół.
Wynagrodzenie płatne
Pracownicy najemni są zazwyczaj opłacani co dwa tygodnie, co pół miesiąca lub co miesiąc. Nie są zobowiązani do wypełnienia arkusza czasu, ponieważ otrzymają taką samą ilość godzin za każdą wypłatę. Jedyny czas, w którym zmieniają się godziny wynagradzanego pracownika, to fakt, że miała ona zmianę wynagrodzenia lub jest wypłacana proporcjonalnie (może to być spowodowane wypowiedzeniem lub innymi niezapłaconymi dniami). Zwykle pracownik działu płac nie musi wprowadzać żadnych zmian w wynagrodzeniu pracownika opłacanego, ponieważ system automatycznie płaci należną kwotę.
Korzyści
Pracownicy mogą zdecydować się na udział w ubezpieczeniu zdrowotnym firmy, 401k lub w kafeteriach. Kwoty te są zwykle odejmowane od wartości, które muszą zostać zmienione, chyba że pracownik dokona zmiany w swoich odliczeniach. W takim przypadku powinien powiadomić specjalistę ds. Płac na piśmie o zmianie. Jeśli zmiany zostaną złożone terminowo, zostaną wprowadzone w życie na następnej liście płac.
Podatki
Zgodnie z prawem zarówno pracownik, jak i pracodawca są zobowiązani do płacenia podatków od wynagrodzeń; pracownik i pracodawca muszą płacić podatki federalne i zazwyczaj państwowe; niektóre stany wymagają płacenia podatków powiatowych. Niektóre firmy używają oprogramowania płacowego, które oblicza te podatki, automatycznie odliczając kwoty od wypłat pracowników. Specjalista ds. Płac jest również odpowiedzialny za składanie podatków rządowi, za składanie kwartalnych i rocznych podatków oraz za wydawanie pracownikom rocznych W2.
Korekty płac
Gdy godziny, które mają zostać zapłacone, zostaną wprowadzone do systemu, specjalista ds. Płac musi dokładnie sprawdzić informacje. Może generować raporty z systemu i używać ich do sprawdzania błędów. Wszelkie błędy wykryte przed zamknięciem listy płac można skorygować i odzwierciedlić na bieżącej liście płac. Po zamknięciu listy płac zmiany lub korekty można wykonać ręcznie (np. Kontrola ręczna) lub skorygować na następnej liście płac.
