Opracowanie kroków do przetwarzania zamówień jest kluczowe dla Twojej firmy. Bez prawidłowego przepływu prac związanych z przetwarzaniem zamówień przetwarzanie zamówień w obrębie Twojej firmy będzie chaotyczne i niewiarygodne. Poświęć czas na opracowanie odpowiednich wytycznych dotyczących przetwarzania zamówień, a Twoja firma będzie działała bardziej płynnie i będziesz mieć większe zadowolenie klientów.
Używaj standardowego formularza przy przyjmowaniu zamówień
Niezależnie od tego, czy Twoja firma korzysta z usług przedstawiciela biura obsługi klienta w celu przyjmowania zamówień, czy też klient wprowadza zamówienia bezpośrednio za pośrednictwem Twojej witryny, ważne jest, abyś posiadał standardowy formularz. Dzięki temu osoba wypełniająca formularz wie, jakie informacje są wymagane i zapewnia, że wszystkie potrzebne informacje są gromadzone.
Każdy z Twoich produktów z asortymentu może mieć nieco inne szczegóły dotyczące zamówienia. Na przykład, jeśli prowadzisz sklep meblowy, formularz zamówienia na kanapę może zawierać rodzaj tkaniny, podczas gdy formularz na stół może wymagać rodzaju wykończenia.
Ważne jest, aby niekompletne formularze zamówień nie były akceptowane. Jeśli formularz zamówienia nie zawiera potrzebnych informacji, musi zostać zwrócony i zrealizowany, zanim będzie można go przetworzyć.
Potwierdzić zamówienie
Po przesłaniu formularza zamówienia należy go potwierdzić u klienta. Można to osiągnąć, wysyłając wiadomość e-mail ze szczegółami zamówienia. Nie trzeba wymagać, aby klient zweryfikował zamówienie. Zamiast tego wyjaśnij, że klient powinien skontaktować się z Twoją firmą, jeśli wystąpią problemy z zamówieniem. Upewnij się, że informacje kontaktowe Twojej firmy są łatwo dostępne dla klienta.
Prześlij formularz zamówienia wewnętrznie
Po wypełnieniu formularza zamówienia należy go przekazać wszystkim, którzy muszą wykonać działanie związane z realizacją zamówienia. Obejmuje to magazyn, dział należności i producenta, jeśli zamówienie jest realizowane przez stronę trzecią. Przewidywana data spełnienia powinna być jasno wskazana, aby wszyscy zainteresowani znali rozkład jazdy.
Komunikuj się z klientem
Bardzo ważne jest, aby wyraźnie komunikować się z klientem. Poinformuj klienta, jeśli opóźnienie w realizacji zamówienia jest opóźnione. Szczerość i uczciwość wobec klienta w przypadku problemu jest znacznie lepsza niż ignorowanie go. Poinformuj klienta, kiedy zamówienie zostanie wysłane. Powiedz jej przewoźnika, numer śledzenia i spodziewaną datę dostawy. Poproś o opinie od klienta po otrzymaniu zamówienia. Zadzwoń do przedstawiciela biura obsługi klienta, aby upewnić się, że klient jest zadowolony z zakupu lub skorzystaj z ankiety online w celu uzyskania opinii. Tak czy inaczej, opinie klientów będą bardzo przydatne wgląd w proces realizacji zamówienia.
