Porozumienia o poufności chronią interesy pracodawców i są zdecydowanie zalecane w szeregu zawodów, które wymagają od pracowników zachowania poufności poufnych informacji i danych, do których mają dostęp. Powszechne jest dla pracodawców wymaganie podpisanej umowy o zachowaniu poufności zawsze, gdy pracownik rozpoczyna nową pracę lub otrzymuje awans na wyższy poziom z większym dostępem do poufnych materiałów. Poufność jest ważna na niektórych stanowiskach i poziomach zatrudnienia, gdzie ryzyko wycieku informacji może spowodować znaczną szkodę dla reputacji i rentowności organizacji.
Dział zasobów ludzkich
Osobom pracującym na stanowiskach kadrowych powierza się ogromną ilość informacji dotyczących osób ubiegających się o pracę oraz obecnych i byłych pracowników. Informacje o pracownikach obejmują ubezpieczenie społeczne i dokumenty kwalifikujące do zatrudnienia, osobiste dane kontaktowe i informacje medyczne. Rekruterzy i specjaliści ds. Zatrudnienia mają dostęp do prywatnych danych dotyczących pracy pracowników i historii wynagrodzeń, a także informacji na temat referencji wnioskodawców i informacji finansowych, w firmach, w których wymagane są kontrole w miejscu pracy.
Kierownicy ds. Wynagrodzeń mogą być zaangażowani w strategiczne planowanie wynagrodzeń, które również powinno być trzymane w tajemnicy. Specjaliści od wynagrodzeń i świadczeń powinni być zobowiązani do zachowania poufności w zakresie wynagrodzeń, płac i premii. W dziedzinie zasobów ludzkich powszechnie przyjmuje się, że wszyscy pracownicy działu zasobów ludzkich muszą przestrzegać środków poufności. Wymagana jest jednak również podpisana umowa o zachowaniu poufności. Dowodzi to, że pracownik potwierdza iw pełni rozumie, w jakim zakresie należy zachować poufność, a także konsekwencje dla ujawnienia poufnych informacji o pracownikach.
Ekipa IT
Pracownicy w obszarze technologii informatycznych (IT) mają dostęp do nieograniczonych źródeł informacji; dlatego poufność jest koniecznością dla pracowników IT. Opierając się na swojej pozycji w firmie i poziomie wiedzy technicznej, pracownicy IT mogą uzyskać dostęp do dokumentacji finansowej firmy, danych dotyczących wynagrodzeń i zabezpieczeń sieci. Naturalne jest oczekiwanie od personelu IT przestrzegania zasad dotyczących poufności i utrzymania zaufania przez cały okres ich kadencji i poza nią.
Porozumienia o poufności dla pracowników IT mogą być skomplikowane, ponieważ wymagają specjalistycznej wiedzy w tej dziedzinie. Te umowy o poufności muszą zawierać słownictwo, które opisuje poufny charakter danych, a także wszystkie środki, za pomocą których pracownicy IT mają dostęp do danych. Porozumienie o poufności dla pracownika IT najlepiej skonstruowane jest przez osobę z dogłębną wiedzą na temat tego, w jaki sposób procesy IT umożliwiają pracownikom dostęp do danych oraz jak modyfikować i rekonfigurować zarówno dane, jak i systemy.
Personel wykonawczy
Podobnie jak pracownicy działu IT, kierownictwo firmy ma dostęp do informacji na podstawie obowiązków służbowych i uprawnień nadanych im w ramach ich ról w firmie. Kierownik może zażądać informacji od pracownika w dowolnym dziale i otrzymać go bez pytania. Kierownictwo firmy ma również dostęp do informacji na temat planowania strategicznego i zmian organizacyjnych, dlatego wiele umów o pracę zawieranych przez wykonawców zawiera klauzulę poufności. Klauzula poufności na poziomie wykonawczym zabrania również wysoko wynagradzanym i silnym menedżerom angażowania się w działania i zachowania, które mogą wpływać na standardy biznesowe, praktyki i reputację organizacji.W przypadku przedsiębiorstw notowanych na giełdzie tego rodzaju klauzula poufności jest szczególnie ważna, biorąc pod uwagę wpływ, jaki decyzja wykonawcza może mieć na wartość, wartość i ogólny sukces spółki.
Personel badawczo-rozwojowy
Poufność dotycząca badań, opracowywania produktów i innych zastrzeżonych informacji jest oczekiwana od pracowników i inżynierów zajmujących się badaniami i rozwojem, a także od pracowników działu sprzedaży i marketingu. Dla niektórych pracodawców sukces organizacji opiera się na możliwości wprowadzania nowych produktów i usług, zanim konkurent osiągnie pożądany rynek. Porozumienia o poufności dla pracowników na stanowiskach bezpośrednio lub pośrednio związanych z konkurencją biznesową chronią majątek firmy. Odradzają także pracownikom pracę przy tajnych projektach lub współpracę z konkurentami w celu osiągnięcia osobistych korzyści.
