Pisanie listu w celu odrzucenia formalnego zaproszenia może być trudne. Konieczne jest udzielenie odpowiedzi, aby osoba lub firma, która Cię zaprosiła, wiedziała, że nie powinny cię oczekiwać. Wyzwanie polega na napisaniu listu w taki sposób, aby nie urazić ani nie sprawić, aby druga strona pomyślała, że próbujesz po prostu wyjść z tego wydarzenia. Ostrożne sformułowanie i dbałość o szczegóły sprawią, że odbiorca otrzyma wiadomość w zamierzonym celu.
Rozpocznij swój list odmowy od powitania. Zdecyduj, jak chcesz adresować adresata. Jeśli jest to naprawdę formalne i nie masz codziennych relacji z tą osobą, zwróć się do niego jako do "pana" lub "Pani" Używaj tylko imienia w formalnym piśmie, jeśli masz pewność, że jest to dopuszczalne.
Bądź szczery. Nie rób ekstrawaganckich historii wyjaśniających, dlaczego nie możesz wziąć udziału. Mów prawdę w możliwie najbardziej zwięzły sposób. Wyjaśnij w zdaniu lub dwóch, dlaczego nie będziesz uczestniczyć. Użyj słów takich jak "niestety" lub "niestety", aby wskazać, że chcesz, aby sytuacja wyglądała inaczej.
Wyraź swoje uznanie za zaproszenie. Podziękuj odbiorcy za myślenie o tobie. Zapewni to, że nie zostaną trwale usunięte z listy dla przyszłych wydarzeń.
Zamknij list, wyrażając najlepsze życzenia odbiorcy. Daj mu znać, że masz nadzieję, że jego wydarzenie przebiegnie pomyślnie.
Zamknij list z "Z poważaniem" lub po prostu jeszcze raz podziękuj odbiorcy. Podpisz swoje nazwisko piórem. To pokazuje, że osobiście poświęciłeś czas na list. Wydrukowana nazwa jest zbyt ogólna i może sprawić, że host uzna, że jesteś zbyt zajęty, aby poświęcić czas na właściwą odpowiedź na jego zaproszenie.
Czytaj ten list na głos. Upewnij się, że ma ton, który chcesz wyrazić. Wprowadź wszelkie zmiany, a następnie wyślij list.
Ostrzeżenie
Uczciwość to najlepsza polityka w odmowie zaproszenia. Nie chcesz dać się złapać w kłamstwo, które może zerwać dobry związek biznesowy.
