Szafka na dokumenty zazwyczaj odnosi się do mebli biurowych, które przechowują pliki i dokumenty. Szafki na dokumenty mają różne rozmiary. Niektóre mają zamki uniemożliwiające nieautoryzowany dostęp, podczas gdy inne szafy są łatwe w transporcie i dostępne dla każdego. Firmy z dużą liczbą plików, takich jak szpitale, kancelarie prawne lub szkoły, często utrzymują szafki, które nie mogą się łatwo przenieść.
Podstawy
Istnieje wiele sposobów przesyłania dokumentów. Aby rozwinąć systematyczne podejście, należy przeanalizować informacje, które będą przechowywane w plikach. Brainstorm na różne sposoby, abyś mógł wybrać najlepszą metodę. Na przykład, jeśli prowadzisz ewidencję dostawców części samochodowych, możesz złożyć wniosek w alfabetycznym podejściu opartym na nazwie firmy. Można również ustanowić metodę rozdzielania dostawców według regionu (np. Południe, Zachód, Wschód, Międzynarodowy). Jeśli prowadzisz ewidencję gadów, twoja metoda może obejmować organizowanie gadów według ich naukowych nazw lub daty utworzenia pliku.
Zarządzanie dokumentami
Po zaprojektowaniu satysfakcjonującej metody, zapisz ją, aby inne osoby mogły zrozumieć i postępować zgodnie z systemem plików. Należy także upewnić się, że pliki są poprawnie zachowane, ponieważ system szybko stanie się nieskuteczny, jeśli pliki są niekompletne (np. Brakujące dane) lub są nieprawidłowo przechowywane (np. Ignorowane kategorie dokumentów). Na przykład, jeśli oddzielasz płcie od koloru, ludzie, którzy tworzą pliki, muszą pamiętać o rozróżnieniu mężczyzn i kobiet.
Musisz przewidzieć wzrost i dodać dodatkowe szafki lub miejsce w razie potrzeby. W przeciwnym razie rekordy będą zbyt mocno wypchane. Zastanów się także, jak odróżnić aktywne od nieaktywnych plików i, jeśli ma to zastosowanie, kiedy niszczyć lub strzępić nieaktywne pliki.
Rozważania
Wiele firm wdraża systemy organizacji dokumentów, które korzystają z oryginalnych dokumentów lub wersji papierowych. Jednak przed utworzeniem nowego systemu archiwizacji należy zapoznać się z opcjami wirtualnymi. Na przykład można kupić program i dane wejściowe na serwerze wewnętrznym lub internetowym. Nawet jeśli obecnie posiadasz system archiwizacji, powinieneś oszacować czas i koszt transferu danych z potencjalnymi oszczędnościami i wydajnością pamięci cyfrowej lub internetowej. Firmy prawnicze korzystające z oprogramowania do zarządzania przypadkami Needles mogą spędzać dużo czasu przesyłając dane, ale gdy system w pełni działa, istnieją niezliczone korzyści, takie jak możliwość dostępu do plików z odległych lokalizacji.
