Znaczenie dobrze zorganizowanego systemu przechowywania dokumentów w biurze nigdy nie jest tak oczywiste, jak w przypadku zagubienia ważnego dokumentu. Nieefektywne systemy segregacji mogą skutkować straconym czasem, pieniędzmi i prowadzić do błędnego podejmowania decyzji, jeśli brakujący dokument zawiera integralną informację i musisz bez niej podjąć decyzję. Jednym ze sposobów tworzenia porządku z chaosu jest utworzenie numerycznego zbioru dokumentów biurowych, w którym można przypisać numery do rekordów, takich jak zamówienia zakupu, pozycje zapasów i dane szacunkowe oraz informacje o plikach w porządku rosnącym lub od najniższego do najwyższego.
Przedmioty, które będą potrzebne
-
System numerowania
-
Szafka na akta
-
Przewodniki rozdzielacza plików
-
Zakładki rozdzielacza plików
-
Foldery plików, różne kolory
-
Etykiety
Konfiguruj kategorie i system numerowania
Skonfiguruj kategorie plików i przypisz numery kontrolne. Wymień poszczególne działy w organizacji osobno. Przypisz główny numer kontrolny dla każdego działu. Na przykład mała firma może ustawić kategorie, takie jak "Finansowe", "Sprzedaż", "Zaopatrzenie", "Zasoby ludzkie" i "Wyposażenie". Przypisz numer kontrolny, aby zidentyfikować każdą główną kategorię, na przykład 100 do Financial; 200, Sprzedaż; 300, zakup; 400, Human Resources; i 500, Sprzęt.
Skonfiguruj podkategorie plików i przypisz podrzędne numery kontrolne, aby zdefiniować i zidentyfikować każdą podkategorię. Na przykład do kategorii Sprzedaż można dodać 10 dla raportów sprzedaży; 20, Szacunki sprzedaży; i 30, Przychody ze sprzedaży.
Skonfiguruj system numeracji w każdej podkategorii, aby zidentyfikować poszczególne dokumenty w podkategorii. Będzie to numer, który wydrukujesz na samym dokumencie. Na przykład, jeśli wyślesz zamówienie na wstępnie wydrukowane formularze oceny sprzedaży, możesz podać numer pierwszego formularza jako 200-20-01 lub 200 20 01, jeśli wolisz. Każdy kolejny dokument zwiększy się o jeden. Na przykład drukujesz "200-20-02" w drugim formularzu oceny sprzedaży.
Utwórz główny indeks swojego planu zgłoszenia. Będzie to służyć jako spis treści dla Twojej szafki na dokumenty.
Przygotuj gabinet
Stwórz system kodowania kolorów, aby zidentyfikować główne i podkategorie. Można na przykład określić regułę, która używa niebieskiej etykiety rozdzielacza plików, aby zidentyfikować główne kategorie. Kolorowe foldery plików mogą następnie identyfikować podkategorie, jak w czerwonych folderach dla raportów sprzedaży, zielone foldery dla oszacowań sprzedaży i żółte foldery dla przychodów ze sprzedaży. Etykiety na folderach plików identyfikują jego zawartość, na przykład etykiety wyświetlające 01-100, 101-200 i tak dalej.
Utwórz tabulatory kategorii głównej i umieść je w szafce na dokumenty. Oznacz etykietę i umieść początkowe foldery plików podkategorii w szafce na dokumenty i dodaj je w razie potrzeby.
Dokumentuj dokumenty w odpowiedniej kolejności liczbowej.
Wskazówki
-
Poświęć trochę czasu, aby zidentyfikować potrzeby swojej firmy i zdecyduj o systemie kategorii i numeracji, który ma sens dla Twojej firmy.
Jeśli używasz skomputeryzowanego systemu księgowego i drukujesz własne formularze, może zajść konieczność zmiany systemu numeracji, aby odzwierciedlał wymagania dotyczące wypełniania formularzy. Na przykład numeracja w formularzach szacowania sprzedaży może rozpocząć się od 200-20-01 i zwiększać o jeden dla każdego nowego oszacowania.
Podaj konkretną lokalizację i pojemnik na wszystkie dokumenty, które jeszcze nie zostały złożone, jeśli będziesz potrzebować do nich dostępu w międzyczasie.
Najlepszym sposobem na zapewnienie zgodności z wymaganiami dotyczącymi zgłoszenia jest ustalenie harmonogramu, na przykład dziennego lub tygodniowego.
