Pisanie oficjalnego listu do zarządu - czy to rady szkolnej, czy też międzynarodowej korporacji - może na pierwszy rzut oka wydawać się zadaniem zniechęcającym. Jednak podzielenie go na małe, łatwe do opanowania kroki czyni proces znacznie prostszym, niż można by się było spodziewać. Formalny list do zarządu jest zgodny z wszystkimi zasadami listu biznesowego. Ważne jest, aby Twój list był krótki i na temat. Formalne pismo nie powinno być dłuższe niż jedna strona, więc jeśli twój list przekracza to, kontynuuj edycję, dopóki nie przejdziesz do podstawowych faktów.
Zanotuj listę rzeczy, które zamieścisz w liście do zarządu. Jeśli na przykład piszesz do zarządu, aby poprosić o pieniądze na wycieczkę klasową, wskaż, którzy uczniowie będą zaangażowani i gdzie i kiedy to nastąpi.
Format listu jest następujący: adres zwrotny, data, adres wewnętrzny, zwrot grzecznościowy, treść listu i zamknięcie. Jeden cal marginesów należy pozostawić na wszystkich czterech stronach strony.
Użyj formatu blokowego i rozpocznij cały tekst po lewej stronie. Zamiast wcięcia, zostaw jedną pustą linię między każdą częścią listu a tablicą.
Pisz na papierze firmowym, jeśli to możliwe. Jeśli jednak nie masz papieru firmowego, wpisz swój adres w lewym górnym rogu. Wprowadź pustą linię, a następnie wpisz datę.
Wprowadź adres wewnętrzny planszy, ten sam adres, który widnieje na kopercie, ponieważ oddziela on listy biznesowe od przyjaznych. Bez wewnętrznego adresu ludzie mogą być zdezorientowani, dla których list jest przeznaczony.
Wpisz pozdrowienie. W tym przypadku byłby to "Drogi przewodniczący Jones i członkowie World Craft Board Members". Inną możliwością jest "Szanowni Członkowie Światowego Zarządu Rzemiosł",
Przejdź od razu do sedna. Nie przejmuj się, życząc ludziom przyjemnego dnia lub pytając o swoje zdrowie. "Piszę do zarządu, aby" wskazuje, że masz na myśli biznes.
Utrzymuj formalny ton biznesowy w swoim liście do zarządu. Trzymaj się z dala od osobistych problemów i trzymaj się faktów.
Zachowaj krótkie akapity i zdania i pamiętaj, aby rozpocząć nowy akapit, gdy zmieniasz pomysły w liście do tablicy. Unikaj uciążliwych zdań i nie używaj dużych słów, gdy zrobi to mały.
Zamknij swój list na tablicy z "Z poważaniem" i zauważ, że po nim następuje przecinek. Kolejnym akceptowanym formalnym zamknięciem jest "Z poważaniem".
Pozostaw trzy lub cztery linie dla podpisu, a następnie wpisz swoje imię i nazwisko. Jeśli kopiujesz list do kogokolwiek innego dodaj "DW" i wypisz ich nazwy.
Pozwól, aby Twój list do tablicy siedział przez 24 godziny, a następnie popraw błędy gramatyczne lub błędy literowe. Przeczytaj swój list na głos i oceń go pod kątem formalnego tonu i treści. Edytuj odpowiednio.
