Zmiana harmonogramu dużych wydarzeń biznesowych może być logistycznym koszmarem; nawet z najbardziej wiarygodnymi powodami zmiany daty, klienci i kontakty biznesowe będą zirytowani i niedogodni. Sposób, w jaki prezentujesz informacje, będzie miał duży wpływ na wrażenie, jakie będą mieli uczestnicy; zadbaj o to, by brzmiały one przepraszająco, ale optymistycznie, aby odbiorcy postrzegali zmianę harmonogramu jako tymczasową przeszkodę, a nie jako pomyłkę lub wynik złego planowania.
Włóż firmowy papier firmowy do drukarki; jest to oficjalne powiadomienie o zmianie harmonogramu wydarzenia, które organizujesz. Czas jest najważniejszy, a papier firmowy lepiej przyciąga uwagę odbiorcy niż zwykły papier.
Otwórz wybrany program do edycji tekstu. Rozpocznij nowy dokument wybierając "Plik" i "Nowy".
Wpisz datę i pomiń linię. Użyj funkcji korespondencji seryjnej w edytorze tekstu, aby wstawić nazwy i adresy uczestników.
Rozpocznij od stwierdzenia, że będziesz musiał ponownie zaplanować wydarzenie i odświeżyć ich wspomnienia dotyczące tego, co wydarzenie miało miejsce i kiedy powinno się je odbyć pierwotnie.
Przeproś szczerze i wyjaśnij przyczynę opóźnienia. Nie przepraszaj więcej niż raz, a odbiorcy mogą uznać to za przyznanie się do winy lub złe zarządzanie.
Podaj szczegóły dotyczące tego, kiedy wydarzenie się odbędzie. Jeśli Twoja firma oferuje rekompensatę za opłaty za ponowną rezerwację lub inną zachętę, określ, w jaki sposób uczestnicy mogą ubiegać się o rekompensatę. Odtworzyć dobre wiadomości; jeśli zmiana harmonogramu jest pomyślna, na przykład zmiana harmonogramu na lepszą pogodę, skomentuj to.
Podziękuj uczestnikom za współpracę i przekaż im informacje kontaktowe, do których mogą zadzwonić, jeśli mają pytania lub mają trudności z ponowną wizytą.
Podpisz list "Z poważaniem" i pomiń trzy linie. Wpisz swoje pełne imię i nazwisko oraz tytuł. Wydrukuj litery i podpisuj każde nadpisane imię.
Wysyłaj listy z najszybszą usługą, na którą możesz sobie pozwolić. Jeśli nie możesz pozwolić sobie na wysyłanie dużej liczby listów za pomocą poczty priorytetowej, najpierw zadzwoń do każdego uczestnika i przekaż mu podstawowe informacje o zmianie harmonogramu wydarzenia. Poinformuj ich, że nastąpi oficjalny list.
