Pisanie oficjalnego listu do rady dyrektorów może być zastraszającym procesem. To jest Twoja szansa, aby twoje myśli zostały wysłuchane przez osoby odpowiedzialne, więc ważne jest, aby postępować zgodnie z formalnym procesem. Ale poprawne formatowanie nie ma sensu, jeśli brakuje treści lub litera zawiera błędy gramatyczne.
Przed rozpoczęciem pisania listu do tablicy
Odpowiadając z radą dyrektorów, wiedz, co chcesz powiedzieć. Jaka jest Twoja motywacja? Co chcesz osiągnąć? List z zażaleniem wymaga zupełnie innego taktu od, powiedzmy, listu ubiegającego się o dofinansowanie projektu.
Poświęć trochę czasu, aby zrobić notatki. Zanotuj, co powiedzieć i dlaczego to dla ciebie ważne. Ten ostatni może nie dostać się do listu, ale może pomóc ci skupić się i posortować. Czy jest jakaś dokumentacja, którą powinieneś wskazać, dowody lub statystyki, które chcesz udostępnić? Przygotuj je i zanotuj, dlaczego są odpowiednie.
Sporządzenie listu
Najpierw uporządkuj notatki. Jaki jest największy punkt w odniesieniu do tego, dlaczego piszesz? Jakie elementy wspierają ten punkt? Ułóż je w kolejności. To jest w zasadzie twój konspekt, więc teraz możesz iść.
Wiele osób boryka się z rozpoczynaniem listu, myśląc, że muszą być dowcipne od początku, ale bycie czystym jest ważniejsze. Powiedz wszystko, co musisz powiedzieć, a potem popraw i dokręć podczas edycji. Aby rozpocząć, należy go skierować do "Szanownego przewodniczącego Smitha i członków zarządu", a następnie otworzyć tekst "Piszę do …", a następnie zacytować nadrzędny powód pisania.
Śledź swoje otwarcie głównym punktem wsparcia i napisz kilka zwięzłych akapitów, które zawierają wszystkie problemy, które zauważyłeś wcześniej.
Pamiętaj, to jest biznes, a ci ludzie mają wiele na głowie. Nie bądźcie kwieciści, nie lubicie się, ani nie macie długiego wiatru. Dojdź do rzeczy, bądź grzeczny i z szacunkiem wypisz się.
Znaczenie edycji
W rzeczywistości pisanie rady dyrektorów nie różni się zbytnio od pisania oficjalnych listów biznesowych, z wyjątkiem tego, że jest to grupa ludzi i może mieć na niej więcej motywacji, w zależności od tego, dlaczego piszesz.
Większość ludzi nadmiernie stresuje się pisaniem, kiedy najważniejszą częścią jest edycja. Zawsze poczytaj sobie przerwę po napisaniu czegoś, więc Twoja głowa oczyszcza się i powracasz świeżymi oczami.
Wykonaj co najmniej trzy edycje kart. Poszukaj błędów gramatycznych, niepotrzebnych słów i nazbyt swobodnego tonu. Ludzie często błędnie uważają, że są zwięzłe i nieuprzejme, ale pisząc zwięźle, są silne i rzeczowe, obie cechy dobrze się sprawdzają w korespondencji biznesowej.
Mimo to bądźcie z szacunkiem i trochę godni szacunku, ale nie gniewajcie się ani nie kładźcie niczego zbyt gęsto.
Znaj swój cel
Jak już wspomniano, ważne jest, aby wiedzieć, dlaczego piszesz. Możliwe, że trzy najczęstsze listy, które będziesz musiał napisać, to poprosić o coś, zrezygnować lub zaakceptować okazję.
Rezygnacja: Rezygnując z firmy, projektu lub nawet samej tablicy, mów, że jesteś wdzięczny, że miałeś okazję. Wyjaśnij, najlepiej jednym zdaniem, dlaczego rezygnujesz - z powodów osobistych, aby odkryć nową szansę, ponieważ pragniesz zmiany - bez podawania szczegółów. Bądź krótki i profesjonalny. Jeśli możesz, zaproponuj, że będziesz w razie potrzeby dostępny w przyszłości.
Akceptacja: Może to być pojedynczy akapit, a następnie wyraz wdzięczności. Powiedz, że jesteś dumny z możliwości skorzystania z tej okazji, oczekujesz wkładu i jesteś wdzięczny za wiarę zarządu. Nie rozwodź się nad projektami lub intencjami; po to są umowy.
Żądanie: Od razu określ, o co prosisz. Wyjaśnij dlaczego. Jeśli dysponujesz dowodami potwierdzającymi, dlaczego wniosek jest ważny, krótko to udokumentuj. Unikaj obietnic dotyczących wydajności lub wyniku, ponieważ powinny one być określone tylko w umowie lub harmonogramie projektu, w którym masz możliwość negocjowania. Podziękuj im za rozpatrzenie i zaoferuj, że będą dostępne, jeśli mają pytania lub wymagają wyjaśnienia.
