Komunikacja w organizacji ma kluczowe znaczenie. Im bardziej są połączeni i lepiej poinformowani pracownicy, tym bardziej będą oni mieli zaufanie do swojego pracodawcy. Badania wskazują, że pracownicy wolą interakcję twarzą w twarz z przełożonymi, ale ograniczenia czasowe i wielkość organizacji nie zawsze pozwalają na takie podejście. Notatki firmowe to kolejny sposób przekazywania ważnych informacji wewnętrznym odbiorcom organizacji. Mniej formalne niż listy biznesowe, mogą ogłaszać nowe zasady lub zmiany organizacyjne, dostarczać żądane informacje lub służyć jako aktualizacja projektu. Nauka pisania notatek firmowych, które dostarczają informacji, których potrzebują pracownicy, pomoże wzmocnić "moc w firmie".
Przedmioty, które będą potrzebne
-
Cyfrowy obraz logo firmy
-
Oprogramowanie do publikowania pulpitu
-
Drukarka
-
Papier
Wstaw logo firmy jako obraz u góry strony.
Utwórz tytuł, który odczytuje (dużymi literami) "MEMO", "MEMORANDUM" lub "KOREKTA MIĘDZYPOKOJU". Może być wyśrodkowany u góry lub wyrównany z lewym marginesem.
Po tytule wstaw linię linii, a następnie słowa "DO:", "OD:," "DATA:" i "PRZEDMIOT:" (możesz również zastąpić "RE:" zamiast "PRZEDMIOT:") z odpowiednie informacje, po których następuje sztywny zwrot. Układ może się różnić. Każda pozycja może mieć własny wiersz, w sumie cztery linie, lub możesz podzielić na dwie kolumny: pierwszą zawierającą "DO:" i "Z:", a drugą z "DATA:" i "PRZEDMIOTEM". zawierać adres wewnętrzny lub zwrot grzecznościowy ("Droga …").
Zacznij treść notatki w drugiej lub trzeciej linii pod nagłówkiem. Jeśli twoja notatka jest rutynową wiadomością, otwórz ją w bezpośredni sposób. Notatki, które dostarczają złe wiadomości, powinny zostać otwarte z neutralnym oświadczeniem ściśle związanym z tematem memo, znanym w komunikacji biznesowej jako bufor, w celu przygotowania czytelników do negatywnych informacji. W zależności od wiadomości możesz wybrać jedną z kilku strategii tego otwarcia. Upewnij się, że jest to szczere, właściwe, rzetelne i krótkie.
Wykorzystaj pozostałą część swojego miejsca, aby podać ważne szczegóły. Ton powinien być rozmowny. Użyj podpozycji, aby ułatwić czytanie dłuższych notatek. Możesz również dołączyć tabele, wykresy lub inne elementy wizualne. Pisarze, którzy chcą przekonać swoich odbiorców, powinni wskazać, w jaki sposób / dlaczego te informacje przyniosą korzyści zarówno pracownikom, jak i firmie jako całości.
Zakończ na pozytywnej, przyjaznej nucie. Nie dołączaj bezpłatnego zamknięcia ani podpisu.
Wydrukuj notatkę i inicjał imienia na górze lub przygotuj notatkę do wysłania pocztą elektroniczną (możesz stracić część formatowania, wysyłając je elektronicznie). Jeśli wiadomość zostanie wysłana do wielu odbiorców, wydrukowanie jednej kopii, wydrukowanie jej i wykonanie kserokopii może być tańsze.
Rozprowadzać. Może być dostarczany ręcznie, wysyłany pocztą e-mail, wysyłany pocztą wewnętrzną lub wysyłany pocztą.
Wskazówki
-
Użyj formatu bloku (bez wcięcia) z linią odstępu między każdym akapitem. Skoncentruj się na jednym temacie. Staraj się trzymać notatkę poniżej dwóch stron. Notatki powinny być używane tylko wśród odbiorców wewnętrznych. Nie wysyłaj notatek osobom spoza firmy. Zamiast tego napisz list. Jeśli adresujesz notatkę do określonych osób, a nie do całego departamentu lub ogólnie do personelu, alfabetuj swoją listę odbiorców, chyba że na niektórych pozycjach są osoby, które powinny mieć bardziej widoczne miejsce docelowe.
