Telekonferencje stanowią wygodne rozwiązanie dla zebrania zespołu w celu omówienia projektu, otrzymania zaktualizowanych informacji i osiągnięcia konsensusu. Wiele firm zawarło umowy z firmami świadczącymi usługi konferencyjne, a firmy te mogą zapewnić dedykowane numery telefonów i kody dostępu dla personelu, a także narzędzie sieciowe, które planuje i powiadamia o spotkaniach telekonferencyjnych. Przypisany numer telekonferencji zapewnia elastyczność w wykonywaniu połączeń konferencyjnych w dowolnym czasie, a powiadomienia o spotkaniach można przesyłać pocztą e-mail do uczestników. Budżet lub bezpłatne usługi połączeń konferencyjnych dla małych firm przypisują numer telekonferencji w czasie planowania, więc planowanie spotkania online wymaga minimalnego planowania.
Dedykowana linia konferencyjna
Otwórz nową wiadomość e-mail lub wezwanie na spotkanie (jeśli twoja aplikacja e-mail ma tę funkcję, taką jak Microsoft Outlook). Wpisz adresy e-mail uczestników w sekcji "Do" lub "Uczestnicy". Wpisz temat spotkania w wierszu "Temat".
Wpisz następujące informacje w treści wiadomości e-mail lub użyj pól automatycznych w zaproszeniu na spotkanie: Data spotkania Czas rozpoczęcia spotkania (zawiera strefę czasową) Czas zakończenia spotkania (zawiera strefę czasową) Numer telefonu (Twój dedykowany numer telefonu konferencyjnego) Kod konferencji (jeśli dotyczy, aby uczestnicy mieli dostęp do konferencji)
Otwórz sekcję planowania wezwań na spotkanie i skorzystaj z rozwijanego menu obok każdego uczestnika, aby określić, czy są oni wymagani, czy też uczestnicy opcjonalni (większość programów ma przypisanych uczestników zgodnie z wymaganiami). Jeśli harmonogramy są dostępne online, sprawdź, czy żądani uczestnicy są dostępni w żądanym okresie czasu i dacie.
Dołącz agendę lub materiały spotkania, klikając przycisk "Załącznik" na pasku narzędzi e-mail. W razie potrzeby wpisz wiadomość w treści wiadomości e-mail, po szczegółach połączenia konferencyjnego. Kliknij przycisk "Wyślij", aby przesłać powiadomienie o spotkaniu.
Zaplanuj połączenie konferencyjne za pomocą narzędzia Web Utility
Zaloguj się na swoje konto usługi konferencji, takie jak Premiere Conferencing, Go To Meeting lub Free Conference.
Kliknij opcję "Zaplanuj konferencję". Wybierz datę spotkania, godzinę rozpoczęcia i godzinę zakończenia (lub czas trwania) oraz spodziewaną liczbę uczestników. Wpisz temat spotkania w polu "Temat". Wybierz typ połączenia konferencyjnego, klikając opcję "Konferencja bezpłatna" lub "Konferencja bezpośrednia".
Sprawdź dokładność informacji i kliknij przycisk "Zaplanuj". Wydrukuj stronę z potwierdzeniem dla szczegółów połączenia konferencyjnego lub zapisz informacje na swoim komputerze.
Kliknij opcję wysłania powiadomienia e-mail do swoich uczestników. Wpisz nazwiska uczestników i adresy e-mail w odpowiednich polach. Kliknij przycisk "Wyślij", aby przesłać powiadomienie swoim uczestnikom za pomocą instrukcji telefonicznych i potwierdzenia adresu e-mail.
Wskazówki
-
Poproś uczestników, aby potwierdzili, że dołączą do połączenia konferencyjnego - mogą odpowiedzieć twierdząco na wiadomość e-mail lub kliknąć przycisk "Zaakceptuj" w powiadomieniu o wezwaniu na spotkanie. Wyślij e-mail z przypomnieniem i wszelkie dodatkowe informacje na dzień przed spotkaniem. Podczas planowania połączenia konferencyjnego za pomocą narzędzia internetowego przedłużyć czas trwania lub czas zakończenia i przydzielić jeszcze jednego lub dwóch uczestników niż zaplanowano, aby zapewnić sobie elastyczność. Usługa konferencyjna zwykle pobiera opłaty tylko za liczbę uczestników i rzeczywistą liczbę wykorzystanych minut.
Ostrzeżenie
Unikaj zamieszania, sprawdzając szczegóły spotkania przed wysłaniem powiadomienia. Niektóre aplikacje poczty e-mail rejestrują wszystkie wezwania na spotkania w kalendarzu oraz dodają sprzeczne lub zaktualizowane spotkania (nie zastępując nieaktualnego terminu).
