Zarządzanie kontraktami jest administrowaniem prawnie wiążącej umowy między dwiema lub więcej stronami. Kierownik kontraktu opracowuje dokument umowy z pisemnego zapytania ofertowego, odpowiedzi dostawcy i negocjacji z oferentami. Po podpisaniu umowy zadaniem kierownika kontraktu jest zapewnienie zgodności z treścią umowy. Jasna, kompleksowa i możliwa do wyegzekwowania umowa jest niezbędna, aby skutecznie rozwiązać wszelkie problemy występujące podczas realizacji zamówienia, w tym dotyczące wspólnych wyzwań związanych z zarządzaniem umowami, o których mowa w tym artykule.
Praca nie jest oczekiwana
Najlepszym sposobem na uniknięcie wyzwania związanego z pracą nie jest to, co jest oczekiwane, jest jasne określenie swoich oczekiwań w umowie. Wymagania biznesowe są zwykle udokumentowane w Oświadczeniu o pracy. Zaangażuj ludzi na wszystkich poziomach biznesu w ustalanie wymagań i pisanie oświadczenia o pracy, w tym użytkowników końcowych. Nie używaj żargonu. Zdefiniuj wszystkie terminy biznesowe i akronimy.
Budżet lub oś czasu jest przekroczona
W umowie jasno określ zakres projektu. Upewnij się, że wynegocjowany budżet i oś czasu są realistyczne. Stwórz metodę śledzenia budżetu i osi czasu, aby upewnić się, że jesteś na celu. W ten sposób można stale monitorować budżet i oś czasu w całym projekcie.
Brak zasobów o odpowiednich umiejętnościach
Konieczne jest wskazanie zespołu projektowego po obu stronach umowy, które są uprawnione do wykonywania pracy. W ramach wymagań kontraktowych należy uwzględnić plan organizacyjny. W umowie określ tytuły, jeśli nie osoby prywatne, aby pracować nad projektem i umiejętności lub certyfikaty, które mogą być wymagane. Plan organizacyjny rozszerzy się o to, w tym schemat organizacyjny wszystkich członków zespołu projektowego.
Status projektu jest nieznany
Podać w umowie, że plan komunikacji zostanie wprowadzony. Ten plan powinien obejmować to, co jest wymagane w zakresie aktualizacji statusu i rutynowych spotkań, a także w jaki sposób będzie komunikować się z innymi częściami organizacji, zwłaszcza z osobami pracującymi nad projektami zależnymi.
Zmiana występuje
Strukturyzacja umowy w celu zapewnienia, że ryzyko jest identyfikowane i przeglądane raz w tygodniu przez zespół, jest najlepszym sposobem na przygotowanie się na zmiany. Umowa powinna zawierać wymagania dotyczące oceny ryzyka i identyfikacji rozwiązań ograniczających ryzyko. Ponadto formalny proces kontroli zmian powinien zostać zawarty w umowie.
Płatność jest kwestionowana
Zdefiniuj metody i procesy w swojej umowie, aby nagradzać / karać na podstawie zgodności z umową. Określ metody mierzenia postępu. Ustaw dokładne kryteria akceptacji. Ta jasność umowy zapewni, że obie strony zrozumieją, czego oczekuje się od przyjęcia i płatności.
