Listy zmian w polityce są trudne do napisania, ponieważ zmiana zazwyczaj nie faworyzuje klienta lub pracownika, nawet jeśli jest to konieczne. Litery zmieniające politykę, jak wszystkie listy przekazujące negatywne informacje, wymagają starannego przygotowania i rozważenia. Jeśli napiszesz list dokładnie, możesz wyjaśnić powody zmiany i nadal zachować dobrą wolę klientów lub pracowników.
Użyj firmowego papieru firmowego. Ponieważ ten list jest prawnym powiadomieniem o zmianie polityki, powinien wyglądać oficjalnie i formalnie.
Wpisz pełną datę. Pomiń przestrzeń między wierszami.
Wpisz nazwisko, organizację i adres odbiorcy. Jeśli ten list jest masową wysyłką do wszystkich pracowników lub wszystkich klientów, możesz albo pominąć nazwę i adres, albo użyć funkcji korespondencji seryjnej w edytorze tekstów, aby automatycznie wstawić nazwę i adres dla każdej litery. Pomiń kolejną przestrzeń linii.
Wpisz "Szanowny Panie / Panowie (Nazwa)", a następnie dwukropek. Jeśli jest to litera, należy zamiast tego użyć zwrotu grzecznościowego, takiego jak "Drogi Kliencie" lub "Szanowny Pracowniku". Pomiń kolejną przestrzeń linii.
Rozpocznij pismo, wyjaśniając problem, który doprowadził do zmiany polityki. Wykorzystaj wszelkie fakty lub statystyki, które pomogą przekonać odbiorcę. Zawsze najpierw omawiaj problem w negatywnym komunikacie - jeśli odbiorca zrozumie problem, będzie on bardziej skłonny zaakceptować twoje rozwiązanie.
Wyjaśnij zmianę polityki w konkretnym, przejrzystym języku. Wyjaśnij, kiedy wejdą w życie nowe zasady, konsekwencje nieprzestrzegania zasad oraz wszelkie szczegóły, które pracownik lub klient będzie musiał wprowadzić w celu wprowadzenia zmiany.
Dziękuję klientowi lub pracownikowi za poświęcony czas i współpracę. Podaj jej dane kontaktowe, jeśli ma jakiekolwiek pytania dotyczące tej polityki.
Wpisz "Z poważaniem" i pomiń trzy spacje. Wpisz swoje pełne imię i nazwisko oraz tytuł. Podaj swoje imię powyżej wpisanej nazwy.
Sporządź kopię listu dla swoich dokumentów i prześlij kolejny egzemplarz do działu prawnego. Wyślij pocztą oryginalne litery. Jeśli zmiana w polityce jest ważna lub wynika ze zmiany prawa, wyślij listem pocztą poleconą, abyś miał zapis, kiedy każdy odbiorca otrzyma list.
Wskazówki
-
Zachowaj krótki i uprzejmy list. Nie przesadnie tłumaczyć negatywne wiadomości, które mogłyby stworzyć niezamierzone luki w zmianie polityki.
