Podczas gdy szybkie wiadomości e-mail i połączenia telefoniczne są wystarczające do wielu celów biznesowych, nadal istnieją pewne kwestie, którymi należy się posługiwać z troską i profesjonalizmem listu. Różne sytuacje wymagają różnych liter i chociaż istnieje wiele różnych powodów, dla których warto napisać list profesjonalny, pomocne może być wcześniejsze zapoznanie się z bardziej popularnymi typami listów biznesowych.
1. Zamów list polecający
Jak sama nazwa wskazuje, list do składania zamówień jest napisany w celu złożenia zamówienia na towary. Listy te są bardzo powszechne, ale są również bardzo formalne i powinny być napisane w bardzo precyzyjny i konkretny sposób, dlatego pomocne może być sprawdzenie szablonu tych liter przed ich napisaniem.
2. Wstępne listy sprzedaży
Jeśli chcesz sprzedawać produkty nowemu klientowi, musisz się przedstawić. Jest to bardzo podobne do sposobu, w jaki przedstawiłeś się komuś na imprezie, ponieważ chcesz zrobić świetne pierwsze wrażenie w obu sytuacjach. Chcesz pokazać swojemu klientowi docelowemu, jakie produkty lub usługi oferujesz, w jaki sposób mogą one pomóc i co wyróżnia Twoją firmę od innych.
3. Ogłoszenia o listach okrągłych
Okólnik jest tak nazwany, ponieważ jest rozpowszechniany wśród dużej grupy odbiorców. Innymi słowy, podczas gdy większość listów to prywatna korespondencja między dwiema lub więcej stronami, okólnik jest dystrybuowany jednocześnie do wielkich grup. Ponieważ są one przeznaczone dla wielu czytelników, powinny być napisane dla twojego docelowego odbiorcy. Pamiętaj też, aby zachować je na tyle ogólne, aby przyciągały każdego, kto je odbierze.
4. Listy Potwierdzenia
Te listy są wysyłane tylko po to, aby potwierdzić, że Twoja firma otrzymała dokument biznesowy lub paczkę. Zasadniczo działają one jako pokwitowanie i należy je wysłać zaraz po otrzymaniu przedmiotu.
5. Listy uzupełniające
Kolejne listy mogą być wysyłane po wielu rodzajach korespondencji. Osoba ubiegająca się o pracę może wysłać odpowiedź po przesłuchaniu. Sprzedawca może wysłać jednego na tydzień lub dwa po wysłaniu wstępnego listu sprzedaży. Mogą zostać przesłane po spotkaniu, aby powtórzyć umowy zawarte przez obie strony. Zasadniczo służą one jedynie przypomnieniu odbiorcy wcześniejszej komunikacji i zachęcaniu do postępu na kolejnym etapie relacji lub projektu.
6. Listy przeprosin za obsługę klienta
W świecie biznesu czasami coś idzie nie tak. Niezależnie od tego, czy była to wina Twojej firmy i czy można jej zapobiec, list z przeprosinami może znacznie pomóc w naprawieniu relacji z pokrzywdzonym klientem. Pisma te często przechodzą przez dział prawny, aby zapewnić, że firma nie naraża się na odpowiedzialność prawną.
7. Listy Interesów
Podczas gdy najciekawsze listy są najczęściej używane przez osoby poszukujące pracy, które informują pracodawców o swoim stanowisku w firmie, mogą być również używane do wyrażenia, że Twoja firma jest zainteresowana pracą nad konkretnym projektem z inną firmą lub organizacją non-profit.
8. Listy kondolencyjne
Niezależnie od tego, czy opłakujesz utratę pracownika, rywala, partnera czy kogokolwiek innego w swoim środowisku zawodowym, listy kondolencyjne nie są łatwe do napisania, ale mogą być gestem wzruszającym dla osób najbardziej dotkniętych śmiercią.
9. Memoranda w biurze
Chociaż notatki są często nieformalne, te wewnętrzne wiadomości są jak listy biznesowe od jednego pracownika do drugiego. Notatki można pisać na niemal każdym przedmiocie, począwszy od dodatków ubioru do poważnych wykroczeń pracowniczych.
10. List Pochwały
Chociaż zawsze miło jest pochwalić pracownika, który wykracza poza jego zakres, powinni oni być zarezerwowani dla naprawdę niezwykłych działań, ponieważ im częściej są wydalani, tym mniej znaczy dla tych, którzy je otrzymują.
