Podczas przeprowadzania cichej aukcji organizacja jest kluczowa. Zacznij planować co najmniej kilka miesięcy - najlepiej trzy miesiące - przed czasem, aby pozyskać darowizny i skutecznie je sprzedać. Przechowywanie darowizn i wszelkiej dokumentacji pomocniczej po ich zebraniu ułatwia konfigurację cichej aukcji.
Planowanie z wyprzedzeniem
Udana cicha aukcja wymaga dwóch rzeczy: wielu ** przedmiotów aukcyjnych w różnych punktach cenowych i listy gości pełnej ludzi gotowych rozstać się z pieniędzmi **. Aby znaleźć odpowiednie przedmioty, zaangażuj swoją komisję w pozyskiwanie darowizn. Wiele firm, takich jak uzdrowiska, sklepy jubilerskie i sklepy sportowe, przekazuje darowizny lub usługi w zamian za list darowizn, a osoby często zgadzają się oferować przedmioty takie jak tydzień w domu wakacyjnym lub dzień nad jeziorem na jachcie. Poproś członków komisji, aby zaprosili jak najwięcej osób w swoich sieciach. ** Korzystanie z tego połączenia osobistego zwiększa prawdopodobieństwo uczestnictwa i licytowania hojnie **. Przygotuj plan marketingowy, aby promować wydarzenie dla społeczności, a także za pośrednictwem mediów społecznościowych, gazet i lokalnych grup zawodowych. Upewnij się, że znają ważność sprawy Twojej organizacji, więc goście przyjeżdżają przygotowani, aby otworzyć swoje serca i portfele.
Konfigurowanie aukcji
Przed aukcją przygotuj łatwe do zrozumienia arkusze ofert dla każdego przedmiotu. Wymień opis przedmiotu, wartość szacunkową i dawcę u góry każdego arkusza. Reszta arkusza służy do wypełniania linii, które zawierają nazwiska i kwoty ofert. Jeśli masz minimalną stawkę - zazwyczaj 50 procent szacowanej wartości - lub minimalny poziom podwyżek - ilość gości musi podnosić stawki za każdym razem - uwzględnij to na arkuszu. Ustaw stoły na tyle daleko od siebie, aby goście mogli z łatwością chodzić między nimi; Zazwyczaj wystarcza 6 stóp między stolikami. Ułóż przedmioty atrakcyjnie, wyświetlając przedmioty, aby były łatwo widoczne z góry. Niektórzy planiści wolą mieć jeden stół na przedmioty o najwyższych cenach. Małe przedmioty, takie jak wybór żelu do kąpieli, prawdopodobnie nie otrzymają wysokich ofert, więc je pogrupuj, jeśli to możliwe, aby utworzyć większy przedmiot. Na przykład, możesz grupować żel do kąpieli z kartą podarunkową spa, wygodną szatą i puszystymi kapciami, aby wypocząć w koszu.
Podnoszenie emocji
W ramach procesu marketingowego ** prezentuj zdjęcia i opisy najbardziej ekscytujących przedmiotów, aby zachęcić oferentów do wzięcia udziału **. Mogą to być pakiety wakacyjne, bilety na trudnodostępne bilety lub grafika z limitowanej edycji. Podczas wydarzenia zaplanuj ** zamknięcie aukcji etapami **, zaczynając od najtańszych przedmiotów. Czy wolontariusze ostrzegają o zbliżających się terminach, aby licytanci mogli się spieszyć, aby wygrać licytację. Zamknięcie aukcji w grupach pozostawia najdroższe przedmioty jako ostatnie dostępne przedmioty. Oferenci nie są rozpraszani przez inne przedmioty, na które mogą licytować, dzięki czemu mogą skupić swoje wysiłki na rzeczach, które czynią twoją organizację największymi pieniędzmi.
Zamykanie
Ułatwienie ludziom wypisywania się pomoże Ci zakończyć noc dobrą notą, mając nadzieję, że przyniesie ona więcej dobrej woli Twojej organizacji. ** Posiadaj kilka stanowisk do wymeldowania **, wszystkie wyposażone, aby wziąć gotówkę, czeki i karty kredytowe. Przekazanie kart ofert stacjom check-out w celu ich sortowania zapewnia, że są one dostępne natychmiast, jeśli licytant musi wcześniej wyjść. Posortuj arkusze ofert, wygrywając alfabetycznie przed spóźnieniem się na koniec dnia lub zadzwoń do licytujących po imieniu, aby sprawdzić je bez linii. Wysyłanie notatek z podziękowaniami do dawców i gości natychmiast po wydarzeniu. Dokładnie sprawdź litery, aby podziękować im za prawidłowe produkty podane lub zakupione. Jeśli dotyczy, dołącz również listy darowizn podatku.
