Cicha aukcja to świetny sposób na zarobienie pieniędzy na swoją organizację lub działalność charytatywną, jednocześnie zbierając kibiców i podnosząc świadomość. Ponieważ ciche aukcje zazwyczaj zbiegają się z innym wydarzeniem, zaproszenia na cichą aukcję muszą pozwolić zaproszonym osobom wiedzieć, co się dzieje, jak mają się ubierać, czy będą karmione, jakie przedmioty i usługi są przeznaczone na licytację i gdzie pieniądze idą. W zależności od formalności wydarzenia i poziomu relacji z gośćmi format zaproszenia i dostawa są modyfikowane.
Szczegóły wydarzenia
Podobnie jak w przypadku każdego zaproszenia, lokalizacja, data (łącznie z dniem tygodnia) i czas muszą być wyraźnie wymienione z poprawną pisownią w zaproszeniu. Zaproszenie na cichą aukcję powinno dać gościom znać, co się dzieje poza aukcją. Niezależnie od tego, czy będzie to kolacja, taniec, rodeo, tajemnicza noc teatralna, czy coś zupełnie nieoczekiwanego, goście muszą wiedzieć, co jeszcze się dzieje podczas aukcji. Ogólny harmonogram wydarzeń, w tym faktyczne rozpoczęcie i zakończenie licytacji, powinien zostać ujęty w formie listy.
Strój
Kiedy wymaga się formalnego stroju na oficjalnym wydarzeniu zbiegającym się z cichą aukcją, ogólnie przyjmuje się, że "wymagane formalne stroje" nie muszą być podane w zaproszeniu. Zaproszenie określa nastrój imprezy lub imprezy. Jakość papieru, zastosowana czcionka i szczegóły wydarzenia powinny wskazywać osobie, że muszą się ubierać formalnie, nie czytając jej w druku. W przypadku mniej formalnych wydarzeń lub formalnie wyglądających zaproszeń, które nie wymagają formalnego stroju, wskazanie odpowiedniego ubioru jest w porządku. "Come as you are" lub "ubieraj w kostiumy" to odpowiednie sposoby, aby Twoi goście wiedzieli, czego się od nich oczekuje.
Darowizna lub zbiórkę pieniędzy
Zaproszenia na cichą aukcję muszą informować gości, dlaczego aukcja odbywa się i w jaki sposób zostaną wykorzystane zebrane pieniądze. Za pomocą prostego wyrażenia, takiego jak "Klub dla chłopców i dziewcząt z organizacji North Country State Society", goście wiedzą, że przekazują darowiznę na cele charytatywne, a organizacja charytatywna nie jest tą, która bezpośrednio angażuje się w wydarzenia. W takim przypadku potrzebna jest osobna linia z "Sponsorami" i nazwiskami osób, które je zamieszczają. Jeśli aukcja jest zbiorem pieniędzy dla tej samej organizacji, która realizuje wydarzenie, powinna brzmieć "Fundraiser for North State Boys and Girls Club" i pozostawiona na tym. Jeśli wszystkie wpływy trafią bezpośrednio do dobroczyńcy, należy podać jako "100% zysków, które przynoszą korzyści", po którym następuje nazwa.
Jedzenie i picie
Większość aukcji ma przynajmniej przekąski i przekąski dostępne podczas aukcji cichej. Pozwala to ludziom mieszać się i czuć się bardziej komfortowo. Niezależnie od poziomu serwowanego jedzenia, należy podać na zaproszeniu, aby ludzie nie mieli wcześniej zbyt dużo lub zbyt mało jedzenia. "Podana kolacja" może zostać dodana na dole zaproszenia lub godzina obiadowa zostanie podana w programie wydarzeń na zaproszeniu. "Dostarczone przekąski" to grzeczny sposób, aby poinformować gości, że aukcja jest bardziej przypadkowa i nie ma na celu wypełnienia apetytu danej osoby podczas licytacji.
Format i dostawa
Zaproszenia powinny być umieszczane w kopertach i wysyłane, a nie przedstawiane jako karty pocztowe, aby zachować formalność i uwzględniać wszystkie informacje wymagane do odpowiedniego zaproszenia gości na cichą aukcję. Etykieta na dostawę zaproszeń jest nadal przez USPS do dostarczenia w 50 stanach. Jeśli aukcja niejawna odbywa się w napiętym budżecie lub jest bardzo nieformalna, zaproszenia wysłane osobiście są dozwolone, ale nie generują takiej samej reakcji na prawo lub prywatność jak zaproszenie otrzymane pocztą.
