Pisanie listu biznesowego do kogoś, kogo nie znasz, zwykle nie jest trudniejsze niż napisanie listu do kogoś, kogo już znasz. Format listu powinien jednak nadal być profesjonalny i zgodny z odpowiednimi standardami etykiety komunikacyjnej w biznesie. Przed rozpoczęciem pisania listu firmowego upewnij się, że wiesz, jak poprawnie przeliterować imię i nazwisko odbiorcy oraz czy posiada on prawidłowy tytuł i adres firmy.
Rozpocznij pismo od właściwego wprowadzenia biznesowego dla nieznanej osoby, na przykład "Drogi Panie Smith" lub "Droga Pani Johnson", używając nazwiska osoby. Jeśli list jest adresowany do kobiety, której stan cywilny jest nieznany, użyj prefiksu "Pani". Zakończ wprowadzenie dwukropkiem zamiast przecinka, jeśli litera ma bardziej oficjalny charakter.
Przedstaw się odbiorcy, ponieważ jeszcze się nie spotkałeś. Wyjaśnij, dlaczego piszesz w pierwszym akapicie tego listu.Przekazuj profesjonalnym głosem cel twojego zapytania i pytanie, jakie jest pytanie odbiorcy.
Wpisz literę w odpowiednim formacie biznesowym. Użyj akapitów, które są spuszczane z lewej strony i unikaj wcięć akapitów. Dodaj pojedynczą spację po każdym akapicie. Zakończ literę odpowiednim podpisem biznesowym, takim jak "Z poważaniem" lub "Pozdrawiam".
Użyj profesjonalnego i obiektywnego głosu w treści listu. Pozostań bezstronny i przyjazny, zachowując jednocześnie szacunek. Dołącz notatkę z podziękowaniami za poświęcony czas.
