Istnieje wiele przypadków, w których możesz zostać poproszony o napisanie listu w imieniu kogoś innego. Prawnicy, na przykład, robią to regularnie. Inne sytuacje obejmują pisanie dla osób, które nie mają umiejętności, aby to zrobić samodzielnie lub które uczą się drugiego języka i nie mogą pisać po angielsku. Nieobecność twojego szefa w biurze może być kolejnym powodem, dla którego poprosił cię o napisanie listu w jego imieniu. Bez względu na to, dlaczego piszesz list dla innych, format jest spójny.
Określ zawartość
Porozmawiaj z osobą, którą zamierzasz napisać list w imieniu. Sporządź listę punktów do objęcia, osobę, do której należy skierować list i inne szczegóły, które należy uwzględnić. Przedyskutuj temat litery, dopóki nie poczujesz, że masz wystarczającą ilość informacji w tle, aby napisać ją poprawnie.
Użyj formatu Letterhead i Business Letter
Pisz na papierze firmowym, jeśli to możliwe, ponieważ zapewnia wiarygodność Twojej korespondencji. Jeśli nie masz papieru firmowego, wpisz adres osoby, dla której piszesz list, na górze strony, zostaw spację i wpisz datę. Rozpocznij od powitania, "Dear", a następnie nazwisko, tytuł i przecinek osoby. Jeśli, na przykład, piszesz do firmy, przeczytasz "Szanowna Pani Briggs" lub "Do Przewodniczącego", jeśli jest to w sądzie.
Przyjmij format blokowy dla listów biznesowych. Wszystkie zdania zaczynają się po lewej stronie; akapity są oddzielone spacją liniową. Odległość między twoim zamknięciem to trzy do czterech linii, aby umożliwić podpis. Wpisz litery biznesowe, zamiast je pisząc.
Zadeklaruj autorstwo
Oświadczam, że piszecie w imieniu innej osoby, jeśli jest to stosowne, na przykład w piśmie skierowanym do sądu. Jeśli jest to list wychodzący pod imieniem innej osoby, nie musisz twierdzić, że sama jej nie napisała. W przypadku obrażeń fizycznych lub problemów językowych wskaż przyczynę: "Piszę w imieniu Jeremy'ego Smithersa, który łamał oba nadgarstki na nartach".
Użyj skutecznego, łatwego do zrozumienia języka
Przejdź do rzeczy. Listy - niezależnie od tego, czy w imieniu kogoś innego - muszą być krótkie i zwięzłe. Podaj powód, dla którego piszesz, a następnie rozpocznij nowy akapit dla swoich pomysłów wspierających. Pamiętaj, aby zmieniać akapity i pozostawić spację, gdy zmieniasz pomysły. Napisz w łatwym do zrozumienia języku. Nie używaj dużych słów, gdy małe zrobi i trzymaj krótkie zdania. Celuj w czystość, a nie próbuj zaimponować czytelnikowi swoim bogatym słownictwem.
Użyj formalnego głosu
Zachowaj brzmienie rzeczowo. Unikaj kwiecistych fraz i skup się na temacie, o którym piszesz. Nie przedstawiaj swojej opinii na ten temat, chyba że istnieje ku temu dobry powód.
Zamknij Mocne
Podsumuj treść listu w akapicie końcowym. Określ także akcję, którą osoba, którą piszesz, pisze dla potrzeb. Może to być wymiana wadliwego urządzenia lub prośba o spotkanie. Użyj zamknięcia "Z poważaniem" lub "Z poważaniem", aby zachować spójność z tonem biznesowym listu. Zwroty takie jak "Talk soon" lub "Your friend" nie są odpowiednie. Podpisz i wpisz swoje imię i nazwisko, a następnie słowa "w imieniu nazwisko osoby, dla której piszesz".
Przejrzeć
Zostaw swój list na jeden dzień, a następnie go edytuj. Oprócz błędów gramatyczno-ortograficznych należy zwracać uwagę na często mylone słowa, takie jak "miniony i przeszły" lub "afekt i efekt". Sprawdź to na swojej oryginalnej liście, aby upewnić się, że niczego nie zapomnisz. Postaw się w miejscu odbiorcy listu. Przeczytaj go głośno i oceń pod kątem tonu i treści. Edytuj odpowiednio. Przejrzyj list z osobą, w imieniu której piszesz. Upewnij się, że nie przeoczyłeś niczego, co zawierała osoba, której dotyczył.
