Jak prowadzić Small Business Payroll

Wynagrodzenie dla małych firm to wysoce uregulowany obszar obejmujący wszystko, od danych osobowych pracowników po federalne rządowe wymogi prawne. Jest to dziedzina działalności, która, jeśli nie zostanie wykonana właściwie, może przynieść poważne konsekwencje. Wdrażanie najlepszego oprogramowania księgowego do płac dla danego rodzaju działalności, z ustaloną kolejnością przetwarzania płac i zrozumieniem obowiązujących przepisów i regulacji w zakresie płac, wszystko po to, by zapewnić sukces w prawidłowym, skutecznym i efektywnym zarządzaniu tym obszarem. Terminowość i przestrzeganie szczegółów są konieczne.

Przedmioty, które będą potrzebne

Formularze płacowe i publikacje
System rozliczania płac
Rachunek bankowy Payroll
Rachunki płacowe

Określ okres płatności. Czy Twoje wynagrodzenie jest przetwarzane codziennie, co tydzień, co dwa tygodnie lub co miesiąc? Opracuj miesięczny harmonogram i trzymaj się go. Rozpowszechnia kalendarz zawierający zarówno datę zakończenia okresu wypłaty (data, w której pracownicy muszą mieć karty czasu), jak i datę wypłaty na tym kalendarzu.

Opracowanie wewnętrznych formularzy płacowych, takich jak wnioski o zwolnienie chorobowe, wnioski o urlop i wnioski o opuszczenie nieobecności. Zamów formularze IRS i publikacje. Niezbędne formularze związane z listą płac na zamówienie z IRS to Circular E, publikacja, która zawiera wszystko, co mały właściciel firmy musi wiedzieć o płacach i związanych z nimi podatkach, W-9 dla kwot potrącanych przez pracowników, 941 (kwartalny zwrot podatku) i 940 (roczne zeznanie podatkowe).

Kup oprogramowanie księgowe płacowe specyficzne dla twojego rodzaju działalności; na przykład: zorientowane na usługi, produkcja, sprzedaż detaliczna, hotelarstwo lub medycyna. Każdy program będzie miał aspekty dostosowane do Twojej specjalizacji, aby proces płacowy działał tak wydajnie, jak to tylko możliwe.

Otwórz konto bankowe listy płac. Posiadanie rachunku bankowego przeznaczonego specjalnie na listy płac ułatwi prowadzenie ewidencji poprzez segregację operacji finansowych firmy z listy płac. Może również służyć do śledzenia podatków od wynagrodzeń. Skonfiguruj także elektroniczne składanie wniosków o podatki od wynagrodzeń.

Zamawiaj listy płac z nazwą i adresem Twojej firmy, gdy otworzysz konto bankowe. Można to zrobić za pośrednictwem instytucji finansowej lub źródła zewnętrznego. Upewnij się, że kontrole są zgodne z Twoim oprogramowaniem księgowym.

Daj każdemu nowemu dzierżawić numer W-9, określ jego stawkę wynagrodzenia i poinformuj o sposobie przesyłania godzin na listy płac. Czy to za pomocą karty czasu czy arkusza czasu? Podkreśl znaczenie przekazywania informacji o harmonogramie do osoby płacącej.

Wprowadź dane pracownika. Po otrzymaniu wszystkich wniosków o wypłatę pracowników, zacznij wprowadzać godziny, zwolnienia lekarskie, płatny i bezpłatny urlop, potrącenia, takie jak zasiłek na dziecko i dodatki do oprogramowania księgowego płac. Pojawi się raport z listy płac, który podsumuje informacje. Dokładnie sprawdź te liczby, aby ustalić poprawność wprowadzonych danych.

Ustal podatki od wynagrodzeń. Po wprowadzeniu wszystkich danych dotyczących płac pracowniczych obliczane są podatki od wynagrodzeń. Twoje oprogramowanie księgowe obliczy tę kwotę, łącznie z pasującym udziałem pracodawcy dla FICA. Sprawdź te wartości, odczytując okólnik E i obliczając kwotę ręcznie.

Drukowanie i dystrybucja czeków na liście płac. Drukowanie czeków płacowych obejmuje również etap księgowania transakcji na kontach płacowych. Sprawdź, czy informacje zostały poprawnie opublikowane. Rozdaj czeki, gdy będą gotowe.

Podaj podatki od wynagrodzeń. Aby uniknąć jakichkolwiek kar i potencjalnych odsetek, zaleca się, aby po zakończeniu przetwarzania listy płac przesłać podatki do IRS. Skontaktuj się ze swoim stanem i lokalnymi władzami, aby uzyskać informacje na temat ich wymagań.

Wskazówki

Jeśli uważasz, że Twoja firma jest zbyt mała, aby zagwarantować oddzielne konto płac obejmujące oddzielne kontrole płac, użyj czeków firmowych do celów listy płac. Wpisz kwoty potrącenia gdzieś na czeku, prawdopodobnie na czeku zwrotnym.