Zaufanie konsumentów kołysze się, gdy dochodzi do korporacyjnego skandalu. W związku z wydarzeniami, począwszy od ratowania banków w 2008 r. Po niedawne oszustwa na rachunku w Wells Fargo, konsumenci potrzebują potwierdzenia, że firmy, z którymi współpracują, są uczciwe i uczciwe. Audyt to potężne narzędzie, które ma na celu uspokojenie interesariuszy Twojej firmy. Informuje ich, że firma przestrzega odpowiednich standardów rachunkowości.
Chociaż naturalne jest, że martwisz się, jeśli Twoja firma jest kontrolowana lub przeprowadza audyt, jest to okazja do przejrzenia swoich praktyk księgowych i znalezienia obszarów wymagających poprawy. Po zakończeniu audytu Twój audytor dokona przeglądu swoich ustaleń. Jeśli prowadzisz audyt wewnętrzny, powinieneś zgłosić swoje ustalenia w podobny sposób. Zazwyczaj audytorzy dzielą się wynikami kontroli w standardowym, pisemnym formacie, który można przejrzeć i wdrożyć.
Co to jest audyt?
Audyt to obiektywny przegląd praktyk finansowych Twojej firmy. Zazwyczaj będzie to obejmować przegląd sprawozdań finansowych i innych dokumentów finansowych przez licencjonowanego księgowego. Księgowy porówna sprawozdania finansowe Twojej firmy z twoimi księgami rachunkowymi i upewni się, że wszystko jest poprawne. Niektóre typy organizacji, takie jak organizacje non-profit i spółki notowane na giełdzie, są zobowiązane okresowo przeprowadzać audyty stron trzecich, aby upewnić się, że korzystają z funduszy powierzonych im przez konsumentów w odpowiedzialny sposób.
Jakie są różne rodzaje audytów?
Istnieją dwa podstawowe typy audytów: wewnętrzny i zewnętrzny. Audyt wewnętrzny to audyt przeprowadzany we własnej firmie. Ty lub Twoja firma powołujesz osobę, która ma wiedzę i doświadczenie w zakresie praktyk księgowych, aby przeglądać twoje książki i sprawozdania finansowe i upewnić się, że wszystko jest w porządku. Wyniki audytu wewnętrznego są następnie przekazywane decydentom Twojej firmy, w tym kierownikom, radzie dyrektorów lub innym interesariuszom.
Audyt wewnętrzny daje Tobie i Twojej firmie możliwość zidentyfikowania i zarządzania ryzykiem oraz zapewnienia przestrzegania zasad Twojej firmy. Możesz przeprowadzać audyty wewnętrzne okresowo lub na bieżąco. Audyty wewnętrzne są bardziej elastyczne niż audyty zewnętrzne i mogą zawierać konkretne działy i większe cele Twojej firmy.
Kontrole zewnętrzne są przeprowadzane przez firmę zewnętrzną, która nie jest powiązana z Twoją firmą. Mogą być prowadzone lub nadzorowane przez organizacje regulacyjne, takie jak Rada Nadzoru nad rachunkami spółek publicznych. PCAOB określa standardy audytu dla spółek giełdowych i brokerów. Te kontrole zewnętrzne zawierają publicznie swoje ustalenia z audytu.
Istnieje kilka rodzajów audytów zewnętrznych, w tym audyty zgodności, audyty operacyjne i audyty sprawozdań finansowych. Audyty zgodności zapewniają, że Twoja firma spełnia wszelkie wymogi prawne. Audyty operacyjne sprawdzają wydajność Twojej organizacji i przedstawiają zalecenia dotyczące ulepszeń. Audyty sprawozdań finansowych są również nazywane audytami atestacyjnymi, aw ramach tego typu audytu audytor dokonuje przeglądu sprawozdań finansowych Twojej firmy i operacji księgowych.
Jakie są kroki audytu?
Jeśli rozważasz wewnętrzny lub zewnętrzny audyt swojej firmy, ważne jest, aby znać odpowiednie kroki. Dokładny audyt jest czasochłonny, ale wynikający z tego spokój ducha wart jest poświęcenia czasu. Jakie są kroki audytu? Ogólnie rzecz biorąc, kontrola obejmuje planowanie, zbieranie dowodów i wydawanie raportu z wynikami audytu.
Na etapie planowania wyjaśnisz zakres audytu i czas trwania audytu. Zaplanujesz także wszelkie potrzebne spotkania lub wizyty na miejscu, aby auditor mógł przejrzeć twoje procedury. Następnym krokiem jest zebranie dowodów. Zbieranie dowodów obejmuje przestrzeganie praktyk i procedur księgowych, testowanie procedur kontrolnych firmy oraz uzyskiwanie i przeglądanie dokumentacji finansowej i wyciągów. Audytor analizuje i sprawdza dowody, aby przygotować się do następnego etapu.
Na ostatnim etapie Twój audytor przygotowuje raport z wynikami audytu, który jest czasami nazywany opinią z audytu. Audytor przedstawi raport wymaganym interesariuszom i może również publicznie opublikować wyniki w zależności od rodzaju i zakresu audytu.
Jak zgłaszać wyniki audytu
Jeśli prowadzisz audyt wewnętrzny, możesz zastanawiać się, jak zgłosić wyniki audytu. Zazwyczaj wyniki kontroli wewnętrznej i zewnętrznej są przedstawiane na piśmie, a także przekazywane ustnie zainteresowanym stronom.
W przypadku audytów zewnętrznych i wewnętrznych istnieje ogólna struktura, za którą podąża większość pisemnych raportów. W przypadku audytów zgodności organizacja nadzorująca może mieć określone wymagania dotyczące tego, co należy uwzględnić w pisemnym sprawozdaniu. Pisemny raport z audytu powinien być napisany zwięźle iw sposób zrozumiały dla czytelnika. Powinien także zawierać dowody potwierdzające wszelkie ustalenia kontroli.
Ogólnie rzecz biorąc, sprawozdanie z kontroli składa się z trzech części: wstępu, sekcji opisującej zakres audytu i opinię audytora, która opisuje wyniki audytu. Wprowadzenie określa obowiązki audytora i obowiązki firmy w zakresie audytu. Zazwyczaj zawiera również nazwiska rewidentów lub audytorów oraz daty audytu.
W sekcji Zakres opisano proces audytu. Określa on obszary, które podlegały audytowi, którzy zakończyli audyt oraz kiedy i jakie kryteria zostały użyte do przeprowadzenia audytu. Na przykład, jeśli jest to audyt zewnętrzny, określi, które standardy organu zarządzającego były wykorzystywane do mierzenia wyników audytu. W przypadku audytu wewnętrznego odwołałby się on do standardów i zasad obowiązujących w firmie. W sekcji zakres opisuje również dokładnie, co zrobił audytor. Audytor uwzględniłby, jakie sprawozdania finansowe ona oceniła i jakie testy przeprowadziła.
Opinia audytora jest ostatnią częścią raportu. W tym miejscu audytor stwierdza, co znalazła i czy Twoja firma spełnia kryteria audytu. W zależności od rodzaju audytu, audytor może również zawierać zalecenia dotyczące poprawy lub rozwiązania problemów, które wykryto podczas audytu.
Po napisaniu raportu audytor zwykle przedstawia swoje ustalenia zainteresowanym stronom w firmie. Na przykład w dużej organizacji non-profit przedstawiła swoje ustalenia komitetowi ds. Audytu, który nadzoruje proces audytu. Komitet omówi z audytorem ustalenia z audytu i zadadzi pytania wyjaśniające przed przedstawieniem sprawozdania z audytu zarządowi.
Jeśli prowadzisz wewnętrzny audyt, najlepszym sposobem na zapisanie wyników audytu i zaleceń jest wyraźne określenie, co zrobiłeś, kiedy to zrobiłeś i co znalazłeś. Twój raport nie musi być długotrwały. Musi być jasne i przekonujące, aby menedżerowie i menedżerowie Twojej firmy podejmowali działania w oparciu o Twoje wyniki, szczególnie jeśli znajdziesz obszary, które wymagają poprawy.
Jakie są różne rodzaje wyników kontroli?
Dokładny audyt może ujawnić obszary słabości, które wymagają poprawy. W najgorszym przypadku może ujawnić oszustwo lub niewłaściwe zarządzanie, które należy odpowiednio zgłosić władzom i adres. Kontrole zewnętrzne zazwyczaj zgłaszają wyniki audytu jako jedną z następujących: opinia bez zastrzeżeń lub opinia bez zastrzeżeń, opinia z zastrzeżeniami, opinia negatywna lub wyłączenie opinii.
Opinia bez zastrzeżeń jest najlepszym scenariuszem, jeśli Twoja firma przechodzi audyt zewnętrzny. Oznacza to, że audytor był w stanie zakończyć audyt i że Twoja firma spełniała kryteria audytu. Na przykład w badaniu sprawozdania finansowego opinia bez zastrzeżeń oznaczałaby, że oświadczenia są zgodne z ogólnie przyjętymi zasadami rachunkowości.
Opinia z zastrzeżeniem oznacza, że wystąpił problem z audytem. Audytor może nie mieć dostępu do wszystkich wymaganych informacji i dokumentów, na przykład, lub może nie być zgodna z przyjętymi standardami dla obszaru podlegającego audytowi. W badaniu sprawozdania finansowego może to oznaczać, że audytor znalazł jeden lub więcej obszarów, w których nie przestrzegano ogólnie przyjętych zasad rachunkowości. Chociaż nie jest to idealny wynik dla Twojej firmy, można go szybko i łatwo rozwiązać.
Negatywna opinia jest znacznie poważniejsza. Wskazuje, że audytor stwierdził wprowadzenie w błąd lub zniekształcenie w obszarze podlegającym kontroli. W przypadku badania sprawozdania finansowego negatywna opinia oznacza, że biegły rewident stwierdził, że sprawozdania finansowe Twojej firmy nie są zgodne z ogólnie przyjętymi praktykami księgowymi. Wynik ten jest stosunkowo rzadki i może mieć negatywny wpływ na spółki giełdowe. Niektóre firmy odnotowały spadek cen akcji, na przykład po wydaniu negatywnej opinii.
Zrzeczenie się opinii oznacza, że biegły rewident nie był w stanie zakończyć badania. Może tak być dlatego, że sprawozdania finansowe nie były dostępne lub że audytor nie otrzymał pełnego dostępu do potrzebnych informacji. Może to również oznaczać, że kierownictwo twojej firmy nie współpracowało z audytorem. Czasami wskazuje to również na konflikt interesów ze strony biegłego rewidenta. Na przykład może mieć interes finansowy w kontrolowanej firmie.
Chociaż zrzeczenie się opinii nie jest najlepszym scenariuszem dla ciebie lub twojej firmy, to nie jest też najgorsze. Oznacza to zasadniczo, że nie ma opinii i że audyt powinien zostać zakończony w przyszłości.
Jak reagować na wyniki audytu
Jeśli Twoja firma niedawno zakończyła audyt wewnętrzny lub zewnętrzny, bardzo ważne jest, aby odpowiedzieć na wnioski z audytu. Pierwszym krokiem jest uważne przejrzenie raportu z audytu u audytorów. Poproś audytorów o wyjaśnienie ustaleń i ich doświadczenia podczas pracy z Twoją firmą. Możesz zapytać o to, na przykład, jak dobrze współpracowali twoi pracownicy z audytorami. Możesz również zapytać, czy nastąpiły jakieś zmiany w pierwotnym planie audytu lub czy audytor napotkał jakiekolwiek trudności podczas procesu audytu.
Jeśli audytor znalazł obszary wymagające poprawy, zapytaj o szczegóły. Upewnij się, że wyjaśniłeś, na czym polega problem i jaki dokument lub test wykrył problem. Możesz również zapytać, czy audytor ma jakieś konkretne zalecenia dotyczące rozwiązania problemu.
Nawet jeśli nie wykryto żadnych problemów, nadal możesz skorzystać z wiedzy i doświadczenia swojego audytora. Możesz zapytać, jak Twoja organizacja porównuje się do innych podobnych organizacji. Możesz również poprosić o ogólne zalecenia dotyczące poprawy procedur księgowych lub praktyk raportowania.
W przypadku negatywnej lub zdyskwalifikowanej opinii, należy rozważyć udzielenie formalnej, pisemnej odpowiedzi. Możesz być zobowiązany do udzielenia pisemnej odpowiedzi, w zależności od polityki Twojej firmy lub organu zarządzającego nadzorującego Twój audyt. Twoja odpowiedź powinna bezpośrednio odnosić się do każdej kwestii poruszonej w raporcie i omówić twój plan rozwiązania problemów poruszonych w ustaleniach kontroli. Powinieneś podać konkretne, wymierne kroki do poprawy oraz harmonogram, kiedy te kroki zostaną zakończone. W przypadku negatywnej opinii możesz skonsultować się z prawnikiem przed sfinalizowaniem lub opublikowaniem odpowiedzi.
Najważniejszym aspektem reagowania na wnioski z audytu - a może cały proces audytu - jest pamiętanie, że audytor nie jest wrogiem. Audytor jest po to, aby pomóc ci się poprawić i zapewnić ci zaufanie publiczne. Chociaż przeprowadzanie audytu może być stresującym i przerażającym procesem, może dać Tobie i Twojemu przedsiębiorstwu szansę na poprawę. Możesz na przykład znaleźć sposób na usprawnienie procesu księgowania, co może ostatecznie zaoszczędzić czas i pieniądze.
