Skuteczny audyt pozwala firmie wykryć i skorygować słabości proceduralne. Skuteczny raport z audytu obiektywnie odnotowuje wyniki i oferuje propozycje ulepszeń. Audytor wyszczególnia wielkość grupy testowej, kryteria testowania i wyniki. Zgłoszone wyniki powinny być uzasadnione i poparte dowodami. Kiedy kierownictwo przegląda wyniki w celu przygotowania odpowiedzi, intencja auditora podczas przygotowań powinna być widoczna w całym dokumencie. Pozwala to na otwartą komunikację i możliwość usunięcia wszelkich uchybień proceduralnych.
Utwórz stronę tytułową. Dołącz nazwę firmy i działu, który kontrolujesz. Umieść miesiąc i rok audytu - nie datę, kiedy faktycznie piszesz raport. Jeśli na przykład zakończysz audyt w kwietniu 2011 roku, ale nie wystawisz raportu do lipca, wpisz kwiecień 2011 na okładce.
Przekazać raport z audytu kierownikowi działu, który jest przedmiotem przeglądu. Skopiuj wszelkie obowiązujące zarządzanie niższego szczebla.
Napisz wstęp do audytu. Podaj dane dotyczące kontrolowanego działu, w tym jego funkcję, wielkość i cele.
Określ cele audytu. Dodaj to, czego szukasz zarówno ogólnie, jak i konkretnie. Na przykład Twoim ogólnym celem jest zapewnienie skutecznych procedur i kontroli. W szczególności, możesz szukać kompleksowych zasad, odpowiednich poziomów zatwierdzenia i dokładnej dokumentacji.
Wyszczególnij wnioski wyciągnięte z raportu. Zacytuj szczegółowo swoje ustalenia. Jeśli zauważysz braki w dokumentacji, wskaż dokładnie ten dokument i klauzulę, których brakuje. Jeśli określona procedura jest nieskuteczna, należy pamiętać, że dostarczając dowodów na przyczyny jej braku.
Przedstaw zalecenia dotyczące kroków, jakie kierownictwo może podjąć, aby usunąć stwierdzone niedociągnięcia.
Zapewnienie kierownictwu możliwości odpowiedzi na wnioski z audytu. Gdy otrzymasz odpowiedź od menedżera, włącz ją do swojego raportu.
Potwierdź personel departamentu, który pomógł ci w przeprowadzeniu audytu.
Zakończ, dołączając swoje dane kontaktowe. Podaj swoje imię i nazwisko, tytuł, numer telefonu i adres e-mail.
