Bezpieczeństwo zapisów płacowych i pracowników, którzy z nimi pracują, jest dla administratorów wynagrodzeń i kierownictwa korporacji nieustającą troską. Ochrona płac obejmuje wdrożenie i utrzymanie poufności i bezpieczeństwa zapisów płacowych, działu płac i personelu płac. Menedżer ds. Wynagrodzeń, kierownik ds. Księgowości lub kierownik ds. Zasobów ludzkich może ponosić odpowiedzialność za bezpieczeństwo płac w połączeniu z kierownictwem wyższego szczebla. Tworzenie wysoce bezpiecznego i efektywnie zorganizowanego środowiska płac powinno być celem każdego działu płac.
Organizacja
Organizacja działu płac, personelu i procesów ma kluczowe znaczenie dla bezpieczeństwa płac. Jasny łańcuch dowodzenia, schemat organizacyjny działu logicznego i przejrzyste przekazywanie obowiązków związanych z płacami są niezbędne do bezpiecznego administrowania płacami. Menedżer, pracownik zajmujący się płacami, specjalista ds. Specjalnych warunków płacowych, takich jak przydział wynagrodzeń i FMLA, a także odszkodowania dla pracowników, pracownicy zajmujący się rekrutacją pracowników i inni pracownicy zajmujący się płacami muszą być zorganizowani w dziale odpowiedzialnym za poufne, wydajne, bezpieczne i zgodne z prawem przetwarzanie listy płac.. Każdy pracownik musi mieć jasno określone obowiązki, aby uniknąć i wyeliminować naruszenia bezpieczeństwa i luki w przetwarzaniu listy płac.
Kontrola dostępu
Wszelki dostęp do papierowych dokumentów płacowych, fizycznych plików do przechowywania, komputerów i raportów komputerowych oraz wszelkich innych rodzajów dostępu musi być ściśle kontrolowany i egzekwowany w celu zabezpieczenia poufnych informacji o płacach. Każdy pracownik z listy płac musi zostać sprawdzony przez menedżera listy płac, aby ustalić, jaki poziom dostępu jest konieczny. Dostęp do fizycznych dokumentów płacowych, takich jak karty czasu pracy, upoważnienia, dokumentacja premii i prowizji oraz innych dokumentów płacowych z poufnymi i poufnymi informacjami finansowymi, musi być ograniczony tylko do tych, którzy przetwarzają transakcje. Szafki z aktami i komputery z informacjami o listach płac, danymi i archiwami muszą znajdować się w bezpiecznych miejscach, gdzie tylko osoby posiadające poświadczenie bezpieczeństwa mogą je przeglądać i pracować z nimi. Na przykład urzędnicy ewidencji czasu pracy, którzy wprowadzają godziny pracy do komputerowego systemu wynagrodzeń, nie mogą mieć dostępu do ostatecznych procesów składania wniosków ani dokumentacji płacowej i świadczeń.
Procedury dokumentów
Procedury płacowe muszą być dokładnie udokumentowane i egzekwowane w celu zapewnienia bezpieczeństwa procesu płacowego i personelu. Każde obowiązki pracownika płacowego muszą być jasno określone w ich opisie stanowiska, w procedurach płacowych, które wykonują oraz w standardowej instrukcji obsługi dla działu płac. Procedury muszą być przestrzegane, poprawiane, gdy coś zmienia się i poddawane przeglądowi co najmniej raz w roku, jeśli nie częściej, w celu ochrony integralności procesów i uniknięcia jakichkolwiek luk w zabezpieczeniach.
Bezpieczeństwo fizyczne
Fizyczne bezpieczeństwo ewidencji płac, plików, danych i systemów, a także personelu płacowego i personelu jest niezwykle ważne. Ochrona płac i poufność płac nie mogą zostać naruszone, aby zaoszczędzić pieniądze poprzez przetwarzanie listy płac w recepcji lub przez wykonywanie jednego pracownika płacowego przy wykonywaniu obowiązków bez podwójnej kontroli. Szafki na dokumenty muszą być zablokowane z ograniczonym dostępem. Biura, ramy główne i komputery stacjonarne z danymi płacowymi i oprogramowaniem do przetwarzania nie mogą znajdować się w obszarach wspólnych, ale w bezpiecznych miejscach, które można łatwo zablokować. Pracownicy działu kadrowo-płacowego muszą mieć środowisko pracy chronione przed ruchem pracowników i odwiedzających, a także muszą mieć łatwe sposoby skutecznego zabezpieczenia informacji, z którymi współpracują, aby nie podlegali złym lub emocjonalnym pracownikom. Wszelkie błędy, rozbieżności i zażalenia na liście płac powinny mieć przejrzysty przebieg i być kierowane przez kierowników lub przełożonych, a nie bezpośrednio przez personel płac.
