Polityka kadrowo-płacowa opisuje proces kadrowo-płacowy związany z administracją wynagrodzeń, kontrolą czasu, harmonogramami płac i metodami płatności. Udokumentowane procedury zapewniają jasny i zdefiniowany proces zatwierdzania, sprawne działania w zakresie płac, dostępność formularzy i odpowiednie kontrole. Organizacja o ustalonej polityce i procedurach płacowych może zapewnić pracownikom dokładną i terminową wypłatę pensji i wynagrodzeń.
Znaczenie
Płace to jeden z największych wydatków w każdej organizacji. Polityka kadrowa ustanawia wewnętrzne kontrole i salda, aby kontrolować i chronić ten wydatek. Zmniejsza liczbę błędów i możliwość oszustwa. W dużych firmach proces płacowy wymaga dużo czasu i zasobów. Procedury płacowe zapewniają efektywność w zakresie gromadzenia czasu, przetwarzania dokumentów, wprowadzania danych, płatności i prowadzenia rejestrów. Dzięki automatyzacji i zaawansowaniu technologii systemów, procedury mogą być opłacalne i oszczędzać pieniądze firmy.
Cel, powód
Polityka płacowa gwarantuje, że pracownicy zawsze otrzymają właściwą wypłatę we właściwym czasie. Gwarantuje, że firma przestrzega przepisów federalnych, stanowych i lokalnych, w szczególności tych, które odnoszą się do podatków, Medicare, Social Security i uczciwych standardów pracy. Zgodność z przepisami pomoże firmie uniknąć płacenia kar. Procedury płacowe wspierają również wdrażanie ustalonych struktur i systemów wynagrodzeń, budżetów departamentów i układów zbiorowych.
funkcje
Polityka wynagrodzeń określa odpowiedzialność i odpowiedzialność kadry pracowniczej i menedżerów. Ponieważ lista płac obejmuje informacje poufne, polityka musi określać poziomy dostępu i bezpieczeństwa. Określa również szkolenie wymagane przez różne grupy pracowników. Procedury płacowe szczegółowo opisują proces od momentu zatrudnienia pracownika. Obejmują one czynności i formularze płacowe wymagane do przetwarzania nowych pracowników, zmian w zatrudnieniu, aktualizacji informacji, płatności specjalnych, odliczeń, raportowania czasu i zakończenia.
Rozważania
Aby zminimalizować ryzyko oszustwa, polityka płac musi obejmować kontrole wewnętrzne. Jedną z form kontroli jest rozdzielenie obowiązków. Na przykład, jeśli w przetwarzanie listy płac zaangażowanych jest dwóch pracowników, można by przygotować dokumenty płacowe, podczas gdy druga autoryzowałaby i zatwierdzała. Organ zatwierdzający musi przejrzeć wszystkie informacje dotyczące wynagrodzenia i pozostawienia. Inna grupa lub dział, na przykład księgowość, może przeprowadzać audyt transakcji płacowych. Procedury płacowe muszą również chronić poufność informacji o płacach, zapewniając dostęp do nich wyłącznie upoważnionym osobom.
Obowiązki
Dział płac jest odpowiedzialny za zarządzanie przepływem pracy w ramach płac, aby zapewnić sprawne i terminowe przetwarzanie listy płac. Określa harmonogramy płac i terminy składania dokumentów płacowych. Pracownicy płac przypisują i kontrolują dostęp do informacji w systemie płac. Wprowadzają informacje do systemu i wprowadzają wymagane zmiany. Menedżerowie muszą zapewnić, że wymagane dokumenty płacowe są wypełniane i przekazywane w określonych ramach czasowych. Pracownicy są odpowiedzialni za weryfikację płatności i potrąceń oraz doradzanie działowi płac w przypadku wszelkich rozbieżności. Powinny także aktualizować swoje informacje.
