Korespondencja handlowa nie kończy się po podpisaniu umowy; możesz mieć kilka dodatkowych okazji do omówienia sprawy za pomocą liter. Na przykład, jeśli masz umowę z uniwersytetem jako profesorem najemnym, otrzymasz kilka dodatkowych korespondencji, które odnoszą się do twojej umowy, na przykład kiedy zaczynają się twoje świadczenia i wiele innych spraw, które musisz załatwić, kiedy zaczynasz praca. Jako osoba nadzorująca często trzeba pisać listy, które cytują pierwotną umowę w sposób przypominający pracownikowi lub klientowi, gdzie może znaleźć te informacje.
Powiedz odbiorcy, co powinna wiedzieć, a następnie zwróć jej uwagę na umowę lub obszar umowy, który zawiera istotne informacje. Na przykład: "Twoje świadczenia rozpoczną się dwa tygodnie po dacie rozpoczęcia, zgodnie z linią 5a na stronie 2 umowy." Nie potrzebujesz formalnego stylu cytowania, takiego jak styl Amerykańskiego Towarzystwa Psychologicznego (APA), aby zacytować kontrakt; po prostu odwołaj się do odpowiedniej umowy i numeru strony.
Zastanów się, czy chcesz zacytować sekcje umowy, zamiast tylko odnosić się do niej. Jeśli umowa jest długa lub bardzo złożona, powinieneś podać odpowiednią sekcję, a następnie wyjaśnić, na której stronie i numerze sekcji znajdują się informacje.
Poinformuj odbiorcę, że chętnie dostarczyłbyś kopię umowy w celu odniesienia się do niego, jeśli stracił swoją kopię. Podaj mu swoje dane kontaktowe, takie jak adres e-mail lub numer telefonu, jeśli ma pytania lub chciałby poprosić o dodatkową kopię umowy.
