List firmowy może zawierać załączniki, które wznawiają informacje w piśmie lub dostarczają dodatkowych informacji dla lepszego zrozumienia. Termin "załącznik" jest często zamieniany na termin klauzura. Pomimo podobieństw, nie są one jednym i tym samym. Zrozumienie różnic między nimi oraz ich cytowanie w listach biznesowych sprawi, że będziesz wyglądać bardziej profesjonalnie, a nawet zyskasz przewagę nad konkurencją.
Wskazówki
-
Podczas cytowania załącznika lub załącznika w liście firmowym, zanotuj dołączoną nazwę pliku lub dokumentu w nawiasach.
Załącznik w stosunku do obudowy
Po pierwsze upewnij się, że rozumiesz różnicę między załącznikami i załącznikami. Chociaż obie pozwalają na dostarczenie większej ilości informacji i dodatkowych zasobów, reprezentują różne rzeczy.
Jak sama nazwa wskazuje, załącznik jest dokumentem lub plikiem dołączonym do listu. Jest uważany za część listu, ponieważ podkreśla kluczowe punkty, oferuje więcej informacji lub wspiera twoje oświadczenie. Kiedy piszesz list, zapoznaj się z załączonymi dokumentami. Na przykład można dołączyć umowę i wspomnieć o niej w piśmie wraz z odpowiednimi informacjami na temat tego, co ona pociąga za sobą.
Obudowy natomiast są osobnymi dokumentami. Na przykład, jeśli wysyłasz list firmowy do potencjalnego nowego partnera, możesz dołączyć broszurę, badanie rynku lub tabelę porównawczą. Nie trzeba odwoływać się do tego dokumentu w liście. Wybór należy do Ciebie.
Załączniki w tekście
Podczas cytowania informacji z innego dokumentu w tekście, użyj nawiasów w korespondencji pocztowej lub korespondencji elektronicznej. Zanotuj dołączony plik lub nazwę dokumentu w nawiasach. Przyjmując, że list odnosi się do skargi telefonicznej, cytat zawierałby nazwę dokumentu reklamacyjnego, takiego jak: (załączone: Dziennik obsługi klienta, 1/5/2017).
Cytaty w tekście dodają dodatkowe informacje do treści listu. Cytat może odnosić się do danych arkusza kalkulacyjnego, transkryptów lub innych liter. Używaj łatwych do odczytania nazw plików, które opisują dokument. Jeśli dokument jest drukowany, zatytułuj go w ten sam sposób. Dopuszczalne jest także przypisywanie załączników literami alfabetu, np. "Załącznik A."
Jak korzystać z wielu załączników
Oprócz cytowania załączników w tekście przypominaj także o załącznikach na końcu listu. Pod nazwą sygnatariusza w lewym dolnym rogu wpisz "Załączniki". Opcjonalne jest podanie nazwy wszystkich załączników na końcu litery, ale jest to dobra praktyka, zwłaszcza jeśli jest ich wiele. Dzięki temu odbiorca lepiej zorientuje się, czego się spodziewać i jakie pliki najbardziej potrzebuje.
Jak korzystać z obudów
Załączniki nie są często przywoływane w faktycznym tekście, ale nie jest to trudna zasada. Jeśli załączniki są cytowane w liście biznesowym lub notatce, należy użyć tej samej metody opisanej dla załączników. Przykłady obudowy obejmują życiorys lub aplikację. Pliki te są przywoływane na końcu litery pod drukowaną nazwą sygnatariusza wzdłuż lewego dolnego marginesu.
Użyj "Enclosure" dla jednej obudowy i "Enclosures" dla więcej niż jednego. Dopuszczalne jest również dodanie całkowitej liczby dołączonych elementów, takich jak: Enclosures: 4. Jeśli dokument jest cytowany w liście, ale nie jest do niego dołączony, należy to odnotować jako "w / o Enclosures".
Zalecany format rządu
W korespondencji rządowej czasami rozróżnia się list firmowy od memo. W przypadku liter cytat jest określany jako "Załącznik", podczas gdy w notatkach zwykle określa się je jako "załączniki". Dokumenty te są często określane w tekście zgodnie z przypisaną literą alfabetu, np. "Załącznik A."
Wymień wszystkie załączniki lub załączniki, nawet jeśli do poprawnego wykonania potrzebna jest druga strona, podając "Załączniki: Strona 2." Jeśli dokument, do którego odnosi się odwołanie, nie jest dostępny, można to zauważyć, dodając "w / o encl". aby strona otrzymująca powiadomiła, że dokument nie jest dostępny, a więc nie jest załączony. Szczegółowe informacje na temat szablonów lub unikalnych wytycznych dotyczących formatu można znaleźć w określonych jednostkach rządowych.
