Każdy projekt lub organizacja korzystająca z zasobów finansowych lub innych do działania wykorzystuje ocenę kosztów. Ogólnie mówiąc, ocena kosztów jest procesem określania sposobu wykorzystania zasobów. Może być na dowolną skalę, począwszy od pojedynczego projektu lub jednostki organizacji, po szerokie, porównawcze badania alokacji zasobów w całej sieci organizacji. Ogólnie rzecz biorąc, ocena kosztów jest tylko częścią szerszej analizy kosztów i korzyści, której celem jest ustalenie, czy zasoby są wykorzystywane efektywnie.
Identyfikacja kosztów
Jednym z etapów śledzenia wykorzystania zasobów w projekcie lub organizacji jest identyfikacja kosztów związanych z dowolną oceną działania. Na przykład ocena kosztów właściciela sklepu obejmuje wydatki takie jak wynagrodzenia pracowników, utrzymanie budynku i bezpieczeństwo, zakupy produktów i tak dalej. Ta część oceny kosztów powinna również uwzględniać rodzaj kosztów. Przykładem stałego kosztu, który nie zmienia się wraz z poziomami działalności, byłby wynajem i ogrzewanie przestrzeni sklepowej. Natomiast koszt zmienny może być kosztem produktów oferowanych w różnych porach roku.
Wykorzystanie zasobów na jednostkę
Inny aspekt oceny kosztów ma związek z określeniem, w jaki sposób zasoby są rozdzielane między poszczególne jednostki. Dla celów oceny "jednostka" oznacza dowolne pomiary aktywności w ramach projektu lub organizacji. W przypadku opieki zdrowotnej na przykład jedna jednostka może być wizytą doradczą. W projekcie digitalizacji Biblioteca Nacional of Spain możliwe jednostki mogą być produkowane z pojedynczych płyt CD lub innych kopii cyfrowych.
Wartość jednostek
Obliczanie kosztu jednostek w analizie budżetu oznacza przypisanie wartości liczbowej do poszczególnych aspektów projektu lub działu organizacji. Jeśli właściciel sklepu sprzedaje kawę i kosztuje 1000 USD dziennie, aby zapłacić za mielenie, cukier, śmietanę, kubki, konserwację ekspresów do kawy, wynagrodzenia pracowników i wszystkie inne wydatki potrzebne do dostarczenia klientom kawy, to wartość Pojedyncza jednostka (tj. czas i pieniądze potrzebne do zrobienia jednej filiżanki kawy) to wydane 1000 $ dziennie na kawę, podzielone przez całkowitą liczbę filiżanek sprzedawanych w ciągu jednego dnia.
Rodzaje analizy
Oceny kosztów mogą dotyczyć pojedynczych projektów lub działów organizacji, analizy kosztów dla całej firmy lub badań porównawczych wielu organizacji. Ten ostatni rodzaj analizy może być przydatny dla departamentów lub projektów finansowanych z dolarów podatkowych, jako sposób pokazania wpływu tych kosztów na społeczeństwo. Ustalanie wartości jednostek jest ważne, ponieważ można je porównać z przychodami z poszczególnych jednostek, aby sprawdzić, czy dany projekt lub dział firmy jest opłacalny lub efektywny. Jest to znane jako analiza kosztów i korzyści.
