Personel administracyjny nigdy nie zyskuje chwały ani sławy, ale bez nich miejsca pracy są skazane na nieefektywność i stagnację. Administratorzy jakości mają wpływ na to, jak skutecznie inni wykonują swoje zadania. Zapewniają wsparcie i konfrontują się z niekończącym się strumieniem zadań za kulisami, które sprawiają, że każda firma funkcjonuje.
Co to jest Asystent administracyjny?
Asystenci administracyjni wypełniają różne role w ustawieniach biurowych. Ich zadania mogą zostać podzielone na kategorie asystentów osobistych, jeśli poświęcają się jednemu dyrektorowi wykonawczemu lub mogą być kluczem do udanego, tętniącego życiem małego biura, w którym sami zajmują się telefonowaniem, papierkową robotą i innymi zadaniami wspierającymi całą załogę.
Większość zadań asystenta administracyjnego obejmuje obsługę poczty e-mail, wykonywanie połączeń telefonicznych lub nawiązywanie połączeń z klientami i innymi pracownikami, prowadzenie dokumentacji i zarządzanie systemami archiwizacji. Często będą oni zaangażowani w zatrudnianie nowych pracowników. Mogą zarządzać harmonogramem kadry kierowniczej lub wyższej kadry kierowniczej, umawiać się na spotkania i być na bieżąco z kalendarzami. Często będą zajmować się regularnie zaplanowanymi spotkaniami konserwacyjnymi, takimi jak zapewnienie, że firma wodna podejmie się oczyszczenia chłodnicy wody i innych rutynowych czynności.
Skończone szczegóły asystenta administracyjnego zależą od firmy i osób, dla których pracują. Jeśli pracują w biurze rachunkowym, mogą potrzebować praktycznej znajomości procedur księgowych. Jeśli są w telewizyjnej firmie zajmującej się postprodukcją, będą musiały znać filmowanie produkcji filmowej i telewizyjnej. W przypadku firmy reklamowej muszą mieć podstawową wiedzę o zakupach reklam i radzeniu sobie z kreacjami i klientami.
Zadania asystenta administracyjnego mogą być świetnym sposobem na uzyskanie ogólnego obrazu tego, co robi firma, a także na to, jak przejść do innej pracy lub poczuć, jakie role najlepiej do nich pasują. Z drugiej strony są asystenci administracyjni, którzy uwielbiają różnorodne oferty i szybkie tempo, jakie przynosi praca do ich dni.
Jakie są zadania asystentów administracyjnych?
Można uzyskać doskonałą pracę asystenta administracyjnego tylko z dyplomem ukończenia szkoły średniej, ale niektóre college pomaga, zwłaszcza na stanowiskach kierowniczych. Ważniejsze są umiejętności związane z konkretnymi zadaniami, takie jak dobra komunikacja zarówno na piśmie, jak i podczas mówienia, ponieważ dotyczy to tak wielu wiadomości e-mail i obsługi telefonu. Często administratorzy muszą mieć dobry takt i dyplomację, ponieważ będą musieli radzić sobie z zagorzałymi klientami lub być neutralną stroną pomiędzy pracownikami w ich biurze. Ale wszystkie ich umiejętności komunikacyjne będą dyskusyjne, jeśli nie są dobrymi słuchaczami z głowami po szczegóły.
Umiejętności obsługi komputera są koniecznością, w tym wiedzą, jak korzystać z programów takich jak Microsoft Word, Excel i Outlook. Wprowadzanie danych może być wymaganym zadaniem, a możliwość szybkiego opanowania dowolnych programów używanych przez firmę, takich jak zarządzanie bazami danych lub aplikacje do współpracy zespołowej, pomoże administratorowi odnieść sukces w jego roli.
Zrozumienie wszystkich aspektów mailingu będzie zazwyczaj wymagane i może pociągać za sobą znajomość USPS w zakresie obsługi codziennych przesyłek pocztowych i roboczych urządzeń pocztowych, ale także znajomości systemów kurierskich, takich jak FedEx, UPS, a nawet sposobu wzywania lokalnych kurierów rowerowych.
Mniej chwalebne obowiązki administracyjne polegają na utrzymaniu biura w zaopatrzeniu. Od atramentu i długopisów do drukarek - te elementy stanowią podstawę zasilania biura, a to domena administratora. Podobnie jest z obsługą i konserwacją urządzeń biurowych, takich jak kopiarki, komputery i wiele innych. Niekoniecznie będą musieli naprawić te rzeczy, ale małe problemy idą daleko, a resztę czasu mogą zadzwonić do działu IT lub wyciągnąć rękę, aby naprawić ludzi.
Jakie cechy potrzebuje personel administracyjny?
Posiadanie profesjonalnej postawy i wyglądu, które pasują do wizerunku firmy, ma długą historię w tej pracy, ponieważ asystenci administracyjni są często "frontową twarzą" firmy lub pierwszym wrażeniem, jakie uzyskuje osoba wykonawcza, gdy pracują przy biurkach.
Bardzo ważne jest zorganizowanie się. Zarządzanie wszystkimi harmonogramami, odbieranie połączeń, wydawanie notatek, aktualizowanie arkuszy kalkulacyjnych, utrzymywanie systemu archiwizacji - wszystko to wymaga dobrych umiejętności organizacyjnych i zdolności do ciągłego kontrolowania wielu rzeczy. Powiązane są oczywiście umiejętności zarządzania czasem, ponieważ terminy są stałe, a jeśli kontrakt zostanie wysłany zbyt późno lub połączenie nie zostanie natychmiastowo zwrócone, może to spowodować zawieszenie nieocenionych transakcji biznesowych.
Doskonałość w pracy zespołowej ma kluczowe znaczenie, ponieważ w tym wszystkim chodzi o role personelu pomocniczego, ale także działa sama. Bycie na szczycie projektów i bycie samo-rozrusznikiem jest niezbędne, a wykonywanie tych czynności w pracowitym środowisku z ciągłymi przerwami jest obowiązkowe. Dni są wypełnione telefonami, osobami potrzebującymi pomocy i wyskakującymi zadaniami wymagającymi natychmiastowych rozwiązań, ale wciąż trwają projekty, które również wymagają ukończenia, a pracownicy administracyjni muszą osiągnąć sukces w obu tych obszarach.
Jakie zestawy umiejętności są wartościowe?
Oprócz standardowych umiejętności potrzebnych do udanej kariery w pracy administracyjnej, istnieje wiele innych umiejętności, które mogą oddzielić jeden od pakietu i dać im przewagę nad wyższymi, bardziej nieuchwytnymi zadaniami administracyjnymi.
Bycie wielojęzycznym lub wielojęzycznym jest fantastyczną umiejętnością. Znajomość języka hiszpańskiego, niemieckiego, chińskiego, indyjskiego lub innych języków powszechnych w biznesie krajowym lub międzynarodowym może uczynić administratora niezwykle wartościowym, a te role często płacą również wyższe.
Inne potencjalnie cenne umiejętności obejmują znajomość mediów społecznościowych, posiadanie podstaw rachunkowości, umiejętność pisania raportów i analizowania danych oraz umiejętność zrozumienia prawnych i umów.
Docelowo asystenci administracyjni powinni poszukiwać pracy w interesujących ich obszarach kariery. Ktoś, kto kocha prawo, powinien pracować w kancelarii prawnej, ponieważ będzie musiał nauczyć się trochę na temat zawodu, aby skutecznie tam występować. Podobnie osoba, która nie lubi medycyny, nie powinna aspirować do pracy w gabinecie lekarskim. Im więcej wiemy o biznesie prowadzonym w miejscu pracy, tym cenniejsi stają się asystentami i tym większe są szanse na awans.
Co zarabiają asystenci administracyjni?
Liczba stanowisk asystenta administracyjnego jest ogromnie zróżnicowana, a rekompensata wzrasta w zależności od zakresu ich obowiązków zawodowych, doświadczenia i stażu pracy osób, którym pomagają. Tak więc asystent administratora małego biura zarabia mniej niż jeden na szybko zarobkowy oddział domu reklamowego, a obaj zarabiają mniej niż pracownik administracyjny wykonujący wyłącznie funkcje kierownicze.
Według Indeed.com, przy uśrednianiu płac oferowanych w ofertach pracy w październiku 2018 r., Otrzymywali asystentów administracyjnych na poziomie podstawowym $13.05 na godzinę lub w przybliżeniu $28,000 rocznie. Z drugiej strony, Salary.com informuje, że doświadczony młodszy asystent administracyjny zarabia średnio $40,588, od września 2018 r. Ta sama strona podaje średnią pensję dla asystenta administracyjnego CEO jako $77,913, ale pensje z najwyższej półki, w tym pakiety świadczeń poszły tak wysoko jak $95,219.
Przyszłość dla asystentów administracyjnych
Technologia szybko się zmienia, dzięki czemu nasze życie jest bardziej produktywne, zorganizowane i szybsze niż kiedykolwiek. Ktoś mógłby pomyśleć, że to zagraża pracy asystenta administracyjnego przyszłości, ale tak nie jest. W rzeczywistości w pewnym sensie daje im to jeszcze więcej możliwości.
Dzisiaj "wirtualni asystenci" to rosnąca kariera. Możliwość pracy zdalnej oraz kontakt telefoniczny i wideo z pracodawcami umożliwia asystentom pracę dla osób z całego świata. Jest to rosnąca szansa na karierę dla tych, którzy chcą pracować w domu lub za granicą. Niektóre VA działają bezpośrednio dla firm, niektóre są zatrudniane przez strony trzecie, a wiele z nich pracuje teraz na własny rachunek i pracuje na część etatu dla dwóch lub więcej pracodawców tygodniowo. Aby odnieść sukces, wymaga jeszcze więcej samozatrudnienia i staranności, ponieważ praca zdalna oznacza konieczność zachowania motywacji na własną rękę.
Również w tradycyjnych biurach asystenci administracyjni nie mają się czego obawiać - ich praca będzie nadal kluczem do sukcesu każdego miejsca pracy. To, co może się zmienić, to poziom biegłości komputerowej, której oczekuje się od nich, ponieważ automatyzacja i cyfrowe uzależnienie wciąż się zwiększają, więc ci, którzy pozostają w tyle za trendami i technologiami, będą mieli przewagę nad swoimi rówieśnikami.
