Pożegnanie nigdy nie jest łatwe, niezależnie od tego, czy jest to związek osobisty czy zawodowy, z którego odchodzisz. Ale gdy dzielisz się ze swoimi klientami, bez względu na przyczynę, ważne jest, abyś był celowy, przejrzysty i taktowny, gdy dzielisz się wiadomościami. Twoi klienci odegrali ważną rolę w Twojej firmie i powinieneś traktować je jako takie.
Utwórz znaczący list
Pisanie listów pożegnalnych do klientów nie musi być skomplikowane. Ale trzeba to zrobić w odpowiednim czasie. Wielu z nas rzuca się przez końcówki z obawy przed emocjami, które się pojawią lub są źle zaplanowane lub całkowicie pominięte, gdy posuniemy się naprzód we własnym kierunku. To nie musi tak być. Zaznacz okazję i uhonoruj rolę, jaką odegrali klienci w Twojej firmie.
Poznaj swojego czytelnika
Może wydawać się oczywiste, ale ważne jest, aby jasno określić powód korespondencji z klientami. Wyjeżdżasz z biznesu? Czy przechodzisz na emeryturę? A może eliminujesz "problematycznych" klientów ze swojej firmy? Czy masz bardziej formalne relacje z klientami, czy jest bardziej swobodny? Jasne określenie, do kogo skierowany jest ten list, a twoje relacje z nimi pomogą ci ustalić, jak pisać z odpowiednimi kwestiami adresowania głosu.
Na przykład, jeśli piszesz listy pożegnalne do grupy niepożądanych klientów, możesz użyć tak zwanej metody kozła ofiarnego, która mówi
Bądź zwięzły, ale ciepły
Prawdopodobnie twój list wpłynie na twoich klientów. Kiedy piszesz list, pomyśl o swojej wiadomości. Używaj jasnego i zwięzłego języka, ale używaj przyjaznego i przystępnego tonu. Przekazujesz informacje swojemu klientowi i ważne jest, aby był jak najbardziej zwięzły. Długie wyjaśnienia ze szczegółami nie są potrzebne;
Nie pochowajcie wiadomości
W relacjach zawodowych pierwszy akapit listu pożegnalnego klienta powinien jednoznacznie wskazywać, że relacja z klientem została rozwiązana, harmonogram i status usług uzgodniony we wcześniej wydanych umowach lub umowach. W ten sposób ustawiasz ton i poprawiasz swoją korespondencję. Próba naśladowania zakończenia lub zakopania złych wiadomości będzie tylko myląca dla klienta.
Przygotuj swoich klientów do zmiany
W przypadkach, w których pożegnasz się z klientami, ponieważ opuszczasz firmę, musisz wiedzieć, co będzie dalej. Klienci powinni mieć dobre zrozumienie pod koniec listu, dlaczego odchodzisz, na osi czasu i czego mogą się spodziewać. Zawsze podawaj klientowi kontakt z Twoją firmą i informuj go o kolejnych krokach.
Pisanie listu pożegnalnego do klienta nie musi być negatywnym doświadczeniem. W rzeczywistości może zwiększyć Twoją wiarygodność i profesjonalizm. Niech będzie proste, zwięzłe i jasne, a szanse na to, że Twoje działania zostaną docenione.
