Odlatujący pracownik może spowodować wiele problemów biznesowych, w tym przerwę w obsłudze klienta, dezercję klientów i utratę sprzedaży. Używanie listu z ogłoszeniem, aby ostrzec klientów przed odejściem pracownika, może być pozytywną, proaktywną strategią public relations, która pomoże ci zamienić potencjalną cytrynę w lemoniadę.
Ustaw swoje cele dla listu
Zdecyduj, dlaczego chcesz lub musisz skontaktować się z klientami, aby poinformować ich o odejściu członka personelu. Użyj listy punktorów, aby dopasować różne litery do różnych potrzeb klientów, z którymi będziesz się kontaktować. Na przykład możesz potrzebować uspokoić niektórych klientów, ponieważ nie będzie żadnych przerw w ich dostawach lub obsłudze klienta. Być może będziesz musiał powiadomić innych klientów o tym, że mają nowy kontakt w twojej firmie, kim będzie ta osoba i że nowy przedstawiciel będzie do niej dzwonił. Możesz chcieć zaadresować plotki, poinformować klientów, że odchodzący pracownik ma klauzulę zakazu konkurowania, którą zamierzasz egzekwować, lub że pracownik wyjeżdża na dobrych warunkach.
Porozmawiaj z pracownikiem
Spotkaj się z pracownikiem, aby omówić plan kontaktu z klientami. Poproś pracownika o wskazówki, jak komunikować się z konkretnymi klientami, w oparciu o jego relacje z nimi, znajomość ich historii i potrzeb oraz przemyślenia na temat potencjalnych problemów. Zapytaj pracownika, czy chciałby podać powód jego odejścia, czy też powinien to zrobić z listu. Nawet jeśli oddzielasz pracownika od złych warunków, żaden z nich nie powinien spalić mostów i nie narazić nikogo na reputację na rynku.
Zdecyduj o odbiorcach
Napisz listę adresatów listu, abyś mógł dostosować zawartość do każdego z nich. Dokumentuj powody, dla których piszemy każdego klienta obok nazwy klienta, i rób notatki o konkretnej treści, którą chcesz uwzględnić lub pominąć w liście tego klienta.
Napisz pierwszą wersję roboczą
Napisz pierwszy szkic listu, adresując klienta po imieniu. Zacznij od oferowania gwarancji, np. "Firma XYZ zawsze była dumna z naszej zdolności do zapewniania doskonałej obsługi klienta za pośrednictwem naszego wyszkolonego, profesjonalnego personelu". Następnie powiadom klienta, że pracownik odchodzi, i dlaczego, jeśli masz postanowił uwzględnić te informacje. Odpowiedz na wszelkie obawy, jakie może mieć klient, i powiedz, jak się do nich odnieść. Przedstaw nowy kontakt klienta i jej dane kontaktowe i upewnij się, że zawiera wszystkie obowiązujące daty przejścia. Dodaj postcript, który wywołuje ważne informacje, które chcesz wyróżnić, takie jak fakt, że nowy kontakt zadzwoni, aby przedstawić się w tym tygodniu. Zakończ zaproszenie do klienta, aby skontaktować się z Tobą osobiście, jeśli klient ma jakieś pytania.
Sfinalizuj list
Niech twoi kluczowi menedżerowie i nowy kontakt każdego klienta przejrzą twoją wersję roboczą różnych liter, które utworzysz, by poprosić o dane wejściowe. Po otrzymaniu danych wejściowych od pierwszego szkicu listu klienta, utwórz ostateczne kopie. Pozwól odpowiednim pracownikom zobaczyć ostateczny projekt zanim zostanie podpisany i rozpowszechniony.
