Dzwoniący mogą zostawiać wiadomości na poczcie głosowej z różnych powodów. Niektóre wiadomości mogą być przyjaznymi przypomnieniami ważnych informacji biznesowych i kontaktów. To, co mówisz w wiadomości poczty głosowej, czy to osobistej poczty głosowej czy biznesowej poczty głosowej, będzie odgrywać ważną rolę w informacjach, które otrzymujesz od dzwoniących. Jest kilka podstawowych informacji, które powinieneś zawsze umieszczać na swojej poczcie głosowej.
Wychodząca wiadomość
Pierwszą rzeczą, którą powinieneś zrobić, pozostawiając wiadomość wychodzącą, jest zidentyfikowanie swojego nazwiska, organizacji i numeru telefonu. Drugą rzeczą, którą powinieneś zrobić, jest zajęcie się Twoją dostępnością. Na przykład możesz chcieć powiedzieć, że nie jesteś dostępny i dać czas i dzień, kiedy wrócisz. Na koniec należy szczegółowo określić rodzaj informacji, które mają zostać zwrócone na pocztę głosową, takie jak nazwisko, firma, numer i ewentualnie wiadomość. Typowa wychodząca poczta głosowa może brzmieć tak: "Jestem Bob Smith z Sampson, Inc. w 555-555-5555. Nie będę dostępny do godziny 4 dzisiaj, ale proszę zostawić nazwisko, firmę i numer, a ja natychmiast oddzwonię. Dziękuję. "Pamiętaj, aby być zwięzłym i przekazać dzwoniącemu jasne, zwięzłe instrukcje.
Unikaj problemów
Dzwoniący mogą czasem wywoływać nieprawidłowe liczby. Nie podając swojego nazwiska, organizacji i numeru telefonu w wiadomości wychodzącej, często możesz otrzymywać wiadomości, które nie są dla Ciebie przeznaczone. Podając te informacje, upewnisz się, że dzwoniący wie, że dotarł do właściwej osoby lub wybrał poprawny numer. Możesz lub nie chcesz zachęcić dzwoniącego do pozostawienia wiadomości. Jeśli nie zachęcisz ich do pozostawienia wiadomości, trudno będzie Ci ocenić znaczenie połączenia telefonicznego. Jeśli otrzymujesz wiele wiadomości poczty głosowej, te wiadomości są ważne, aby określić, które połączenia telefoniczne mają zostać szybko zwrócone i jak przygotować się na zwrotną rozmowę telefoniczną. Jeśli zachęcasz do przesyłania wiadomości, powinieneś poprosić rozmówcę o krótką informację lub podsumować wiadomość. Wiadomości głosowe z długimi objaśnieniami wiadomości mogą stać się kłopotliwe lub nie mogą być konieczne, co zmarnuje Twój czas.
Dodaj adres e-mail, media społecznościowe
Ponieważ tak wiele informacji jest udostępnianych za pośrednictwem mediów społecznościowych, prawdopodobnie powinieneś rozważyć dodanie informacji kontaktowych do swojej wychodzącej wiadomości. Wyzwaniem pozostawiającym kontakty z mediami społecznościowymi jest zachęcenie rozmówcy do zrozumienia, gdzie go opuścić. Może wymagać, abyś przeliterował swoje imię i nie zakładał, że dzwoniący wie. Jeśli chcesz, aby dzwoniący zostawił wiadomość na twój adres e-mail, możesz powiedzieć "Możesz zostawić mi adres e-mail w Baj Smithu w Sampson dot com" lub "Możesz zostawić wiadomość na bobsmith w sampson dot com. "Używaj najlepszego osądu, ale wypowiadaj swoje imię i nazwisko, a nazwa Twojej firmy zapewnia dzwoniącemu najlepsze ujęcie informacji. Nie jest dobrym pomysłem wymienienie adresów URL, takich jak Facebook lub Twitter, ponieważ mogą one być mylące. Jeśli uważasz, że są to najlepsze miejsca, w których możesz zostawić wiadomości, powiedz na wiadomości wychodzącej: "Możesz również zostawić mi wiadomość na mojej stronie na Facebooku."
