Wprowadzenie nowego oprogramowania zazwyczaj wymaga pilotażowego programu wdrożeniowego w celu przetestowania, w jaki sposób zostaną przeprowadzone istniejące procesy na nowym oprogramowaniu oraz w celu zapewnienia, że oczekiwane ulepszenia zostaną zrealizowane. Po przeszkoleniu w zakresie nowego oprogramowania zespół projektowy przeprowadza pilota i tworzy graficzne wykresy przebiegu procesów, w tym bieżące i proponowane przepływy pracy. Te graficzne reprezentacje będą stanowić podstawę do szkolenia użytkowników do obsługi nowych systemów. Zaletami pilotów są redukcja ryzyka, doskonalenie procesów biznesowych i dogłębne poznanie oprogramowania.
Redukcja ryzyka
Przeprowadzanie programów pilotażowych przed wdrożeniem nowego oprogramowania zmniejsza ryzyko niepowodzenia, błędów, opóźnień i zamknięcia działalności. Próby użycia oprogramowania do prowadzenia działalności natychmiast po generycznym szkoleniu z oprogramowania mają wysokie ryzyko niepowodzenia z powodu wielu nieprzewidzianych niuansów związanych z próbą zastosowania ogólnego szkolenia w określonym środowisku biznesowym. Pilot wymaga przeprowadzenia procesów, w tym integracji innych działów. W okresie pilotażowym wprowadzono wiele dostosowań i modyfikacji do nowego oprogramowania.
Popraw procesy
Programy pilotażowe dają zespołowi projektowemu możliwość oceny możliwości nowego oprogramowania i wprowadzania zmian usprawniających i usprawniających procesy. Jeśli nowe oprogramowanie zostanie wdrożone bez pilota, zespół projektowy nie będzie w stanie wprowadzać zmian i ulepszać procesów bez wyłączania całego systemu przez co najmniej czas potrzebny do rozwiązania problemów. W tym środowisku zachętą jest raczej powtórzyć obecny system, zamiast eksperymentować z potencjalnie dramatyczną poprawą.
Dowiedz się, jak działa oprogramowanie
Kursy szkoleniowe dostawców oprogramowania mają charakter ogólny. Nie są przeznaczone do szkolenia w zakresie korzystania z oprogramowania w określonym środowisku biznesowym. Zajęcia szkoleniowe są niezbędną częścią procesu wdrażania. Zespół projektowy uczy się, w jaki sposób oprogramowanie zostanie zastosowane do procesów biznesowych podczas pilotowania. Po zakończeniu pilotażu użytkownicy są następnie szkoleni w zakresie sposobu, w jaki oprogramowanie będzie realizować procesy biznesowe firmy.
Materiały treningowe
Jednym z wyników projektu pilotażowego są graficzne wykresy przepływu pracy, które pokazują, w jaki sposób oprogramowanie będzie wykorzystywane do prowadzenia działalności. Te przepływy pracy zostaną wykorzystane do szkolenia użytkowników. Jakość tych materiałów szkoleniowych dla użytkowników jest niezwykle ważna. Złe dokumenty przepływu pracy powodują powtarzanie działań pilotażowych i opóźnianie wdrożenia.
