Zapytanie ofertowe (RFP) jest najwcześniejszym etapem procesu zamówień lub procesu uzyskiwania niezbędnych towarów lub usług. Zaproszenie do składania ofert zachęca potencjalnych dostawców do złożenia wniosku dotyczącego towaru lub usługi, których potrzebuje Twoja firma. To zapytanie ofertowe sprawia, że nabycie niezbędnych towarów lub usług jest systematyczne i konkurencyjne, a Twoja firma może wybrać najlepszą opcję spośród kreatywnych rozwiązań od wielu dostawców.
Opis
Zapytanie ofertowe to nie tylko prośba o oszacowanie ceny, ale raczej prośba o szczegółowe sprawozdanie zawierające podstawowe informacje o firmie i historię, dane finansowe, możliwości techniczne, informacje o produkcie i możliwe do zweryfikowania referencje klientów. Zapytanie ofertowe zazwyczaj zawiera szczegółowy opis przedmiotu, projektu lub usługi, o które prosi, w celu uzyskania dokładnych odpowiedzi od dostawców. Zwykle zapytanie ofertowe nie jest otwarte dla publiczności, lecz wysyłane na uprzednio zatwierdzoną listę potencjalnych dostawców.
Funkcjonować
Wniosek o udzielenie zamówienia służy uzyskaniu niezbędnych faktów i liczb w celu zapewnienia rzetelnych decyzji biznesowych dotyczących złożonych projektów. Poprzez proces RFP firmy muszą konkurować, aby zapewnić najlepszą propozycję dla danego towaru lub usługi w celu wygrania działalności kupującego. Dzięki temu kupujący może przeanalizować wiele opcji dla najlepszej kombinacji jakości, warunków i usług w najlepszej możliwej cenie. Prośba o oferty jest również wykorzystywana do zachęcenia dostawców do opracowania kreatywnych rozwiązań problemów biznesowych przedstawionych w RFP. Ponieważ proces składania wniosków może być długi i wydłużony, powinien być stosowany tylko wtedy, gdy jest to konieczne w przypadku skomplikowanych projektów.
Korzyści
Zapytanie ofertowe jest znane wielu dostawcom i zachęca dostawców do zaoferowania najlepszego produktu lub usługi po najlepszej cenie. Od samego początku potencjalni dostawcy wiedzą, że proces selekcji jest bardzo konkurencyjny. Procedura zapytania ofertowego wymaga od nabywcy określenia, co zamierza kupić, a dostawcę - rzeczywistej odpowiedzi na wniosek. Dzięki uporządkowanej procedurze oceny i selekcji firmy i organizacje mogą wykazać swoją obiektywność w procesie selekcji.
Wady
Proces RFP ma również swoje wady. Ponieważ zapytania ofertowe wymagają dużego nakładu pracy zarówno od kupującego, jak i od dostawcy, mogą być bardzo czasochłonne. Czas i wysiłek wymagany do przygotowania dokumentów i planowania spotkań mogą spowodować opóźnienia. Ze względu na ilość czasu i trudności związane z odpowiedzią na zapytanie ofertowe niektóre firmy mogą zdecydować o nieuczestniczeniu. Określenie, co firma chce kupić, może być trudne, a niejasne wymagania często skutkują niezadowalającymi propozycjami potencjalnych dostawców. Co więcej, wnioski mogą być długie i trudne dla firmy kupującej, aby móc je skutecznie ocenić.
Kluczowe elementy
Dobrze napisany wniosek powinien zawierać kilka kluczowych elementów. Oprócz podstawowych elementów, takich jak podsumowanie prowadzonej działalności, opis żądanych towarów lub usług oraz szczegółowe wymagania biznesowe, wnioski o oferty powinny również zawierać informacje dla dostawców dotyczące sposobu udzielania odpowiedzi. Należy podać informacje dla dostawców o sposobie podejścia do kupującego, stosowanej procedurze oceny, pożądanym formacie wniosku, terminie, stosowanych kryteriach wyboru, danych kontaktowych i planowanym czasie realizacji projektu.
