Wiele firm przyciąga zewnętrznych dostawców, gdy mają projekty na dużą skalę. Istnieje wiele powodów outsourcingu pracy, w tym brak personelu, brak zasobów i brak wiedzy specjalistycznej do projektu. Wybierając dostawcę w perspektywie, firma często wysyła zapytanie o informacje lub wniosek o ofertę. Przed podjęciem decyzji, który typ narzędzia jest najlepszy dla Twojej organizacji, rozważ różnice między nimi.
Wniosek o udzielenie informacji
Wnioski o informacje lub RFI są dokumentami planistycznymi. Są to dokumenty nieformalne i zazwyczaj nie wymagają zaangażowania żadnej ze stron. RFI mają na celu zbieranie informacji o firmie, zdolnościach, umiejętnościach i doświadczeniu potencjalnego dostawcy. Szczegóły projektu i budżet zazwyczaj nie są zawarte w tego typu dokumencie. Jedyny przypadek, gdy ten rodzaj informacji jest zawarty, to sytuacja, w której firma poszukuje krótkoterminowego dostawcy małego projektu.
Prośba o propozycję
Zapytania ofertowe lub zapytania ofertowe to złożone dokumenty tworzone przez firmy w celu przyciągnięcia ofert i propozycji od zewnętrznych dostawców. Zapytanie ofertowe zwykle obejmuje budżet projektu, harmonogram i kryteria, a także cele i cele firmy. Koncentruje się na specyfikacji i zakresie projektu, i stara się uzyskać szczegółową odpowiedź od potencjalnych dostawców. Odpowiedzi dostawców zazwyczaj zawierają informacje o firmie dostawcy, proponowanej cenie oraz szczegółowe informacje na temat sposobu, w jaki dostawca będzie wykonywał projekt i zarządzał nim.
Procesy
RFI jest zwykle używane samodzielnie dla projektów niskobudżetowych i jako punkt wyjściowy dla projektów wysokobudżetowych. Zwykle przesyłanie i otrzymywanie odpowiedzi na tego rodzaju dokumenty trwa zwykle kilka tygodni, a zwykle jest to mniej niż 10 stron. Zapytanie ofertowe jest wykorzystywane w przypadku projektów wysokobudżetowych i jest zwykle tworzone pod koniec fazy zbierania informacji w ramach projektu. Zwykle przesyłanie i odbieranie odpowiedzi od sprzedawcy za pomocą tego typu dokumentów zajmuje zwykle kilka miesięcy, a zwykle jest to co najmniej 20 stron lub więcej.
Zalety
Korzystanie z RFI jest korzystne w przypadku małych projektów o niewielkim oddziaływaniu. Ten dokument nie wymaga wiele czasu ani wysiłku od potencjalnych dostawców, ponieważ nie muszą oni wysyłać długich opisów szczegółów projektu. Firmy używają tego typu dokumentów, aby dowiedzieć się więcej o zakresie dużego projektu przed rozpoczęciem procesu składania wniosku. Zaletą RFP jest to, że przygotowuje firmę do pójścia naprzód ze sprzedawcą i rozpoczęcia fazy umowy.
Niedogodności
Wadą RFI jest to, że sprzedawcy nie są zainteresowani przesyłaniem informacji, ponieważ nie widzą dorozumianych zobowiązań ze strony firmy. Wadami RFP są czasochłonne przygotowania potrzebne do wysłania i otrzymania go. Jeśli firma nie ma pewności co do ogólnego zakresu i specyfikacji projektu, napisanie zapytania ofertowego może być bardzo trudne lub może spowodować nieprzewidywalne propozycje dostawców.
