System śledzenia odnawiania certyfikatów dla pracowników jest ważny nie tylko w przypadku terminowych zgłoszeń dotyczących odnowienia, które mogą być konieczne do kontynuowania określonej pracy, ale także do podejmowania decyzji dotyczących podwyżek i awansów. W większości przypadków śledzenie elektroniczne jest bardziej efektywne niż używanie pliku tickler lub zapisywanie dat odnowienia w kalendarzu. Chociaż opcje elektroniczne mogą zawierać specjalistyczne oprogramowanie do planowania, można również utworzyć własny system za pomocą opcji kalendarza w oprogramowaniu biurowym, takim jak Microsoft Outlook lub Kalendarz Google.
Zaplanuj daty jako zadania
Wprowadź dwie daty dla każdej certyfikacji - i każdego pracownika - aby upewnić się, że odnowienie nastąpi na czas. Najłatwiej to zrobić, korzystając z opcji zadania, aby utworzyć zadania dla każdej daty. Ta opcja jest dostępna zarówno w Microsoft Outlook, jak i w Kalendarzu Google. Ustaw datę pierwszego zadania na tydzień przed faktyczną datą odnowienia. Jest to data, w której pracownik powinien rozpocząć pracę nad gromadzeniem informacji odnawiających i wypełnianiem formularzy. W drugim zadaniu wpisz datę, w której będziesz przesyłać informacje. W obu przypadkach zadania będą wyświetlane we właściwym dniu w kalendarzu.
Przypomij sobie
Microsoft Outlook ma opcję przypomnienia, którą możesz ustawić po wprowadzeniu informacji o terminie odnowienia w nowym zadaniu. Umieść znacznik wyboru w polu przypomnienia i wybierz datę i godzinę, o której dźwięk ma być odtwarzany. Mimo że zadania Kalendarza Google nie mają automatycznego systemu przypomnień, możesz sortować zadania według daty i drukować codzienną listę zadań z menu Czynności.
