Niezależnie od tego, czy prowadzisz galerię, czy sprzedajesz własną sztukę, faktura może być Twoim ostatnim kontaktem z kupującym. Wybór formatu, który współdziała z Twoim nagłówkiem i wspiera wizerunek Twojej marki, zamienia twoje faktury w narzędzia marketingowe, które pozostawiają dobre wrażenie. Możesz dostosować szablony znajdujące się w edytorze tekstu i dedykowanym oprogramowaniu do fakturowania lub utworzyć własne. Twój układ powinien jednak dać czysty, łatwy do odczytania dokument, który grupuje powiązane informacje.
Twórz systemy numerowania
Opracuj system numerowania zleceń lub projektów, aby uporządkować informacje o klientach, śledzić wydatki i identyfikować pracę wysyłaną do drukarzy, sklepów z ramkami i innych dostawców w imieniu klientów. Creative Public zaleca system zawierający numer i krótki opis. Na przykład 15-003-05-Ceramic-Smith może być trzecim projektem, który miałeś w maju 2015 r. Dla klienta o imieniu Smith. W ramach tego systemu możesz przypisać 15-067-09-ArtFest do swojego 67. projektu we wrześniu 2015 r.
Utwórz oddzielny system numerowania w celu identyfikacji faktur. Faktury numerowania ułatwiają przygotowanie płatności podatkowych na koniec roku i śledzenie ich oraz zapewniają działom księgowym klientów potrzebne numery referencyjne. Wybierz rok-sekwencyjną kombinację liczb zgodnie z sugestią Smashing Magazine, taką jak 2015015 dla 15. faktury napisanej w 2015 roku lub odniesienie do klienta i kolejny numer dla tego klienta, na przykład TA025, dla 25. projektu Time Advertising z tobą.
Przypisz numer zadania i numer faktury do pracy, którą chcesz wystawić.
Przygotuj nagłówek
Wpisz słowo "FAKTURA" u góry strony, jeśli Twój szablon go jeszcze nie ma.
Pogrupuj swoje logo, nazwę galerii / studia lub swoje imię i nazwisko oraz adres, a także najważniejsze informacje kontaktowe, takie jak numer telefonu, adres e-mail i adres URL strony internetowej w jednej sekcji.
Wprowadź informacje o kliencie, w tym nazwę firmy, nazwisko osoby, która zakupiła pracę, a także adres i numery telefonów.
Wprowadź szczegóły transakcji
Poświęć jedną sekcję w górnej połowie strony, aby zapisać datę, numer faktury, numer zamówienia zakupu klienta, jeśli jest dostępny i numer pracy przypisany do pracy
Dodaj należną kwotę i warunki płatności, takie jak "Płatność po otrzymaniu" lub "płótno oprawione dostarczone po otrzymaniu płatności", gdy dostawa jest uzależniona od spłaty należności.
Opis praw, które klient kupuje - w przypadku dzieł cyfrowych - takich jak "Tylko jednorazowy użytek", a wszystkie ponowne wydruki i inne prawa powracają do artysty po 30 dniach. " Art. Kancelaria prawna Stropheus zaleca, aby zachować prawo do pierwszej odmowy, jeśli kupujący chce odsprzedać swoją pracę.
Podaj swój federalny numer EIN - numer identyfikacyjny pracodawcy lub Twój numer ubezpieczenia społecznego, ponieważ galerie, muzea i klienci korporacyjni potrzebują tych informacji do celów sprawozdawczości podatkowej.
Wymień dostępne opcje płatności, takie jak czek, PayPal, Kwadrat lub karta kredytowa, i podaj wszelkie szczegóły dotyczące konta, które klient musi zapłacić.
Wypełnij sekcję opłat
Rozpocznij tę sekcję od wyrażenia, takiego jak "Usługi renderowane w następujący sposób:".
Opisz zadanie z dostateczną liczbą szczegółów, aby opis później został zrozumiany przez innych. Na przykład, zamiast "Trening Art", napisz "10 rysunków piórem i atramentem dla instrukcji obsługi ładowarki kołowej."
Zwróć uwagę na strukturę opłat jako stałą lub godzinową stawkę plus odpowiednią kwotę w dolarach. Pamiętaj, by podać liczbę płatnych godzin przy ustalaniu ceny według godziny. Dodaj łączną kwotę kreacji w tej sekcji.
Wymień koszty, o które poprosisz o zwrot kosztów. Dołącz wystarczający opis, aby klient mógł dopasować każdy element zamówienia za pomocą potwierdzeń, które podasz. Dodaj sumę dla kategorii wydatków.
Wskaż wszelkie depozyty lub zaliczki dokonane przez klienta.
Zwróć uwagę na całkowitą należną kwotę, pomniejszoną o wszelkie otrzymane płatności. Kutztown University of Pennsylvania zaleca używanie liczb i słów, takich jak "Całkowity należny: 750 $. Siedemset pięćdziesiąt dolarów".
Postępuj zgodnie z poradą Freshbooks i dodaj "Dziękujemy za Twoją firmę!" u dołu strony, aby zwiększyć szanse na szybką płatność.
Wskazówki
-
Używanie numeru innego niż 001 na pierwszej fakturze oznacza, że Twoja firma jest bardziej ugruntowana.
Poproś klientów, by płacili pod twoim imieniem, chyba że masz konto czekowe firmy w nazwie firmy lub konto "Doing Business As" w swoim banku, aby uniknąć problemów z wypłatą czeku.
