Niezależnie od tego, czy Twoja firma kupuje nowe komputery, czy poszukuje dostawcy do szkolenia pracowników, warto postępować krok po kroku, aby zapewnić Ci to, czego potrzebujesz, biorąc pod uwagę budżet i oczekiwania dotyczące produktu lub usługi. Taki proces daje możliwość szczegółowego zbadania specyficznych potrzeb Twojej firmy i wyboru produktów i dostawców, które są najbardziej skuteczne w twojej sytuacji. Postępując zgodnie z procesem zakupów biznesowych, nie tylko dokonasz zakupu, ale także zbadasz wyniki, aby wiedzieć, co może być lepsze dla przyszłych zakupów.
Wskazówki
-
8 etapów procesu zakupów biznesowych to:
- identyfikacja potrzeb biznesowych;
- określanie budżetu;
- wybór zespołu zakupowego;
- definiowanie specyfikacji;
- wyszukiwanie opcji;
- ocena opcji;
- dokonanie zakupu; i
- ponowna ocena zakupu.
Zidentyfikuj potrzeby biznesowe
Zakup jest ważnym aspektem prowadzenia działalności gospodarczej, dlatego firmy muszą podejmować decyzje dotyczące zakupu produktów i usług, które w jakiś sposób poprawią ich działanie. Przed podjęciem decyzji o zakupie firmy muszą zidentyfikować prawdziwą potrzebę swojej firmy. Na przykład zakup nowego oprogramowania może poprawić zarządzanie zapasami lub dodanie drukarki może zwiększyć wydajność. Często zdarza się, że pracownicy przedstawiają pracodawcom potrzeby, a innym razem pracodawcy muszą rozpoznać potrzebę po przejrzeniu przepływu pracy i celów biznesowych.
Określ budżet
Bez względu na to, czy jest mały, czy duży, budżet może pomóc firmom w nadmiernym wydatkowaniu i wydawać się niewystarczająco opłacalnym na zakupy, które muszą wykonać na potrzeby swojej działalności. Budżet zapewnia zespołowi zakupującemu wytyczne, z których mogą korzystać, badając sprzedawców i produkty oraz rozważając możliwości zakupu.
Wybierz zespół zakupów
Wybierz osoby ze swojego personelu, aby znaleźć opcje dotyczące zakupu, który Twoja firma chce zrobić. Pomaga to wykorzystać osoby, które są na pierwszej linii i zaangażowane w zakupiony przedmiot. Osoby te rozumieją procesy związane z zakupionym produktem i prawdopodobnie najlepiej znają funkcje i zalety, które mogą wnieść wartość dodaną do Twojej organizacji.
Określ specyfikacje
Skontaktuj się z zespołem ds. Zakupów, aby uzyskać przejrzysty obraz specyfikacji produktu lub usługi, które Twoja firma zamierza kupić. Jeśli kupujesz drukarkę do biura nieruchomości, specyfikacja może obejmować urządzenie, które drukuje w kolorze, ma mniej niż 24 cale, drukuje na papierze błyszczącym i fotograficznym, ma 64 MB pamięci i łączność bezprzewodową, drukuje do 17 stron na minutę i działa z systemami operacyjnymi Mac lub Windows. Dane te mogą pomóc zespołowi zakupowemu zidentyfikować produkty, które spełniają potrzeby firmy natychmiast, a także opcje badań, które nie odpowiadają ogólnym potrzebom.
Wyszukaj opcje
Skorzystaj ze specyfikacji produktu, aby wyszukać opłacalne opcje. Znajdź sprzedawców i dostawców, którzy oferują poszukiwany produkt. Weź pod uwagę sprzedawców, z którymi pracowałeś w przeszłości, tych, którzy mają sprzedaż lub oferują zniżki dla firm takich jak Twoja.
Oceń swoje opcje
Zawęź wyszukiwanie i wybierz najlepsze opcje dla swojej firmy. Współpracuj z zespołem ds. Zakupów, aby zidentyfikować zalety i wady każdej opcji. Rozważ koszty, funkcje, konserwację, czasy dostaw, opcje płatności, obsługę klienta i reputację dostawcy.
Dokonaj zakupu
Określ, w jaki sposób Twoja firma planuje zapłacić za zakup, i określ członka zespołu zakupowego, który wyśle podpis na zakup. Skontaktuj się ze sprzedawcą, który oferuje produkt, który chcesz kupić i dokonaj zakupu.
Ponownie oceń zakup
Ważne jest, aby śledzić zakupy, aby ustalić, czy zakup działa dla Twojego zespołu. Uzyskaj informację zwrotną na temat zakupu, aby wiedzieć, czy należy wprowadzić zmiany w specyfikacji, jeśli produkt lub oprogramowanie muszą być aktualizowane w przyszłości.
