Kiedy musisz napisać profesjonalny raport, możesz pomylić się z informacjami, które chcesz uwzględnić. Pisanie w biznesie, szczególnie w przypadku raportów, często ma format i styl, których należy przestrzegać. Kiedy jesteś przyzwyczajony do pisania w formacie i stylu wymaganym do profesjonalnych raportów, powinieneś być w stanie szybko i łatwo napisać raport.
Przejrzyj styl pisania raportów. W przeciwieństwie do pisania narracyjnego lub eseju, pisanie raportów jest bardzo wydajne. Wszelkie zbędne słowa powinny zostać usunięte, a język jest prosty i bezpośredni. Używaj aktywnego głosu i unikaj zbędnych informacji.
Dodawaj punktory, kiedy tylko możesz. Zamiast wyjaśniać coś w formie zdania, raport wyjaśni to z listą punktorów. Na przykład cechy projektu biznesowego nie zostałyby napisane w formie akapitu, ale wyszczególnione w punktach.
Podziel akapity, aby każdy miał tylko kilka linii. Pisanie raportów nie zawiera długich akapitów.
Unikaj podawania informacji, które widzowie już znają. W eseju często zakładasz, że czytelnik nie wie nic o temacie. Pisząc raport, usuń wszystkie informacje, które już znasz. Na przykład, jeśli piszesz raport o nowej polityce firmy dla kadry zarządzającej, nie dołączaj ogólnych informacji o firmie, które menedżer już znał. Informacje te mogą jednak zostać uwzględnione, jeśli raport dotyczy grupy nowych pracowników.
Dołącz materiały uzupełniające do raportu biznesowego. Takie rzeczy jak wykresy, wykresy, zdjęcia, tabele, diagramy i inne elementy wizualne mogą być użyte do ulepszenia raportu i wyraźniejszego wyjaśnienia.
Umieść nagłówki w całym raporcie, aby ułatwić czytelnikowi odnoszenie się do różnych sekcji.
