Z definicji obszerny raport ma na celu szczegółowe zbadanie tematu lub idei. W biznesie kompleksowe raporty są często wykorzystywane do oceny i omawiania sytuacji finansowej firmy. Kompleksowe raporty mogą być również wykorzystywane do innych celów, na przykład do podsumowania nowego trendu biznesowego lub opisania nowego rynku docelowego. Dokładne poznanie, jak napisać obszerny raport, może być przydatną umiejętnością biznesową dla pracowników na każdym poziomie.
Zanim zaczniesz pisać
Zanim zaczniesz pisać swój kompleksowy raport, zbierz wszystkie istotne informacje, dane, wykresy, tabele i dokumenty, które będziesz potrzebował do odniesienia podczas pisania. Powinieneś stworzyć zarys, narzędzie do pisania, które pomoże Ci uporządkować myśli w ustrukturyzowany format. Zazwyczaj zarys składa się z krótkich zdań lub fraz, które mogą służyć jako punkty wyjścia dla różnych sekcji raportu. Chociaż te sekcje będą się różnić w zależności od rodzaju tworzonego raportu, mogą zawierać podsumowanie, wprowadzenie, spis treści, kilka głównych akapitów, konkluzję, dodatek i sekcję odniesienia.
Pisanie raportu
Używając swojego konspektu do poprowadzenia Cię, zacznij od napisania pierwszej wersji raportu kompleksowego. Rozpocznij od wprowadzenia, które powie czytelnikom, co mają zamiar przeczytać i wyjaśnij główne punkty, które zostaną przedstawione w raporcie. Po wprowadzeniu dodaj kilka akapitów lub konkretnych sekcji, które dotyczą kluczowych punktów raportu. Na końcu raportu napisz wniosek podsumowujący raport. Wniosek powinien skonsolidować wszystkie główne punkty przedstawione w sprawozdaniu. Może zawierać twoje zalecenia lub opinie na dany temat.
Podsumowanie
Po napisaniu raportu warto napisać streszczenie. Składa się z kilku akapitów podsumowujących cały raport. Podsumowanie powinno dać czytelnikowi skondensowany podgląd kompleksowego raportu, aby mogli wybrać najważniejsze informacje. Ta część artykułu jest często przydatna dla zapracowanych kierowników, którzy chcą wyświetlić podgląd raportu, aby zrozumieć, o co w tym chodzi. Jedną krótką próbą podsumowania wykonawczego może być:
Przykład:
Digital Shirts, Inc. oferuje wysokiej jakości koszule na zamówienie z opatentowanym algorytmem. Nasze sklepy znajdują się w jednych z najlepszych centrów handlowych w kraju, prawie wyłącznie w dzielnicach o wyższych dochodach. Nasze zespoły sprzedażowe są dobrze wyszkolone, aby stworzyć doświadczenie dla kupujących koszulki rzemieślnicze dla każdego klienta.
Ten raport został zlecony w celu opisania szczegółów proponowanego nowego skrzydła firmy.
Bazując na danych z ostatnich pięciu lat, raport pokazuje, że dochody stały się w stagnacji, podczas gdy inni sprzedawcy z wyższej półki odnotowują rekordowe wzrosty. Po szeroko zakrojonych badaniach dział śledczy ustalił, że każda firma odnotowująca wzrost dochodów miała również wzrost zawartości cyfrowej, łącząc je ze swoimi klientami.
R & D ustalił, że cyfrowa aplikacja dopasowująca, zaprojektowana tak, aby każda koszula była idealnie dopasowana, bez rozległych osobistych wizyt dopasowujących, spowodowałaby znaczny wzrost dochodów. W tym raporcie szczegółowo opisano, w jaki sposób zostanie wykorzystana aplikacja, ilość wykonanych praktycznych badań oraz prognozowane wyniki zastosowania tej technologii.
Zaleca się, aby wszystkie sklepy zaczęły wprowadzać nową technologię cyfrowego dopasowania i aby materiały szkoleniowe i marketingowe były tworzone na czas, aby móc skorzystać z nadchodzącego sezonu świątecznego.
Dokumenty pomocnicze są pomocne
Wyświetl źródło wszystkich wykresów, tabel lub grafiki użytych w raporcie w dodatku i dodaj źródła badań do strony z referencjami. Te dokumenty potwierdzające dodadzą wagi twoim argumentom.
Proces edycji
Po zakończeniu pierwszej wersji roboczej przejrzyj szczegółowy raport, aby wprowadzić zmiany i dodatki zgodnie z Twoim wyobrażeniem. Możesz skończyć z kilkoma wersjami przed końcem procesu pisania. Przez cały proces pisania pamiętaj o swoich docelowych odbiorcach. Rodzaj używanego języka będzie różny w zależności od tego, kto będzie czytał wyczerpujący raport. Na przykład, jeśli piszesz dla eksperta w tej dziedzinie, możesz uwzględnić złożone, branżowe warunki. Ale jeśli piszesz dla osoby świeckiej, unikaj używania żargonu i mylących akronimów. W niektórych przypadkach może być sens napisanie innego kompleksowego raportu dla każdej grupy interesariuszy.
Po zakończeniu pisania
Po zakończeniu procesu pisania ważne jest, aby kilka razy sprawdzić swoją pracę, wprowadzając wszelkie poprawki w razie potrzeby. Zanim prześlesz wyczerpujący raport do docelowej grupy odbiorców, możesz poprosić członka działu komunikacji swojej firmy o sprawdzenie i edycję dokumentu. Ten krok ma zasadnicze znaczenie, jeśli w przyszłości obszerne sprawozdanie zostanie przeczytane przez opinię publiczną.
Dokładność, odpowiednia gramatyka i pisownia są kluczowe, szczególnie jeśli raport zostanie odczytany przez menedżerów wyższego szczebla w Twojej firmie. Podczas gdy twoja praca nie zostanie odczytana przez wszystkich członków biura firmy, świetny kompleksowy raport może tylko sprawić, że będziesz wyglądać lepiej, gdy przyjdzie czas promocji.
