Koordynacja projektu odnosi się ogólnie do planowania i zarządzania wieloma zadaniami jednocześnie. Koordynacja jest niezbędna w przypadku firmy, która zajmuje się dwoma lub więcej powiązanymi projektami. Projekty różnią się w zależności od celów biznesowych, ale mogą obejmować uruchomienie nowego produktu lub rozszerzenie usług na nowe obszary. Koordynator projektu często pełni różne role i obowiązki, w zależności od branży, wielkości firmy i celu projektu. Na przykład korporacje mogą wyznaczyć oddzielnych koordynatorów projektów do obsługi spraw krajowych i międzynarodowych; mając na uwadze, że małe firmy mogą przejmować podstawowe obowiązki w zakresie koordynacji projektów w roli kierowniczej. Koordynatorzy projektów mogą służyć jako decydenci lub asystenci do kierowania menedżerami.
Podstawy
Zakres projektu (np. Integracja projektów z różnymi zespołami lub rozważanie alternatywnych opcji) i ramy czasowe (zarówno krótkoterminowe, jak i ostateczne terminy) stanowią istotne cechy - zwłaszcza, że skuteczna koordynacja wymaga długoterminowego planowania w połączeniu z płynną realizacją. Na przykład, jeśli Twoja firma zamierza otworzyć nową lokalizację, musisz dokładnie przewidzieć, ile czasu zajmie zbudowanie sklepu, uzyskanie niezbędnych pozwoleń, zakup mebli lub wyposażenia, a także zatrudnienie i przeszkolenie wystarczającej liczby pracowników. Tak więc opóźnienie w uzyskaniu niezbędnych dostaw może wpłynąć na cały projekt, na przykład poprzez dodanie dodatkowych kosztów projektu.
Pracowników
Aby zachować efektywność, należy rozważyć wyznaczenie jednej osoby lub zespołu osób do pełnienia funkcji koordynatora projektu. Koordynatorzy projektów muszą posiadać silne umiejętności rozwiązywania problemów, aby przewidywać i reagować na nieoczekiwane opóźnienia lub sytuacje. Ponadto powinni mieć możliwość interakcji i negocjacji z różnymi typami ludzi. Jeśli projekt obejmuje pracę z biznesem w Meksyku, koordynatorzy powinni zdawać sobie sprawę, że obyczaje handlowe różnią się w Meksyku od Stanów Zjednoczonych. Jeśli nie możesz utworzyć niezależnej roli koordynatora projektu, dostosuj obowiązki koordynatora projektu, aby pełnił funkcję asystenta zespołu wykonawczego. Na przykład asystent projektu może planować spotkania, przygotowywać programy i oceniać postępy w ogólnym celu wspierania efektywności projektu.
Oprogramowanie
Wbuduj oprogramowanie, aby zwiększyć wydajność, na przykład do przechowywania plików projektu i zarządzania kluczowymi informacjami. W przypadku niektórych projektów efektywnie działają arkusze kalkulacyjne, wykresy lub wykresy ścienne. Korzystasz również z programów takich jak Microsoft Excel lub Project, a nawet opracowujesz własne oprogramowanie. Na przykład możesz zaprojektować program, aby skoncentrować się na ważnym aspekcie, takim jak całkowite poniesione koszty projektu lub problemy z kontrolą jakości. Upewnij się, że informacje o projekcie pozostają łatwo dostępne dla kluczowych uczestników.
Rozważania
Niektóre projekty obejmują osoby z różnych organizacji lub firm, które współpracują ze sobą, aby osiągnąć podobny cel. Ciągle analizuj ryzyko projektowe, na przykład gdy członek zespołu nie jest w stanie uzyskać pozwolenia lub dostarczyć materiałów na czas. Koordynacja projektu musi obejmować plany awaryjne, które w razie potrzeby można szybko wdrożyć.
Zarządzanie
Etapy koordynacji projektu zazwyczaj obejmują stworzenie ogólnego celu, planowanie podstawowych zadań, a także wykonywanie i kontrolowanie projektu. Opracuj SWOT (mocne i słabe strony, szanse, zagrożenia) lub STEP (analiza społeczna, technologiczna, ekonomiczna i polityczna) na różnych etapach, aby ocenić postęp projektu.
