Każdy, kto pracuje lub zarządza biurem, rozumie znaczenie utrzymywania zapasów materiałów biurowych. Nic nie przyspiesza postępu prac, niż kończy się na podstawach, takich jak długopisy, kasety z tonerem, papier i koperty. Gdy masz już dostępne zapasy, ważne jest, aby śledzić wydatki i ich użycie, wykonując proste zasady podstawowego zarządzania zapasami.
Portier
Jedną z pierwszych zasad dobrego zarządzania zapasami jest upewnienie się, że ma on menedżera. Wyznacz strażnika. Skuteczne utrzymywanie zapasów oznacza wiedzę o tym, co jest pod ręką i jak długo już tam jest, rejestrowanie wartości inwentarza i monitorowanie, gdzie idzie, kiedy opuszcza obszar zaopatrzenia. Materiały biurowe zawierają wiele małych przedmiotów, które łatwo znikają. Zapasy powinny być przechowywane w zabezpieczonym miejscu z dostępem ograniczonym do kilku kluczowych pracowników. Prowadź dziennik z wydanymi przedmiotami i wymienionymi przedmiotami.
FIFO
FIFO jest akronimem pierwszego, pierwszego na wyjściu. Jest to termin księgowy służący do raportowania wartości zapasów i zapewniający, że przedmioty kupione jako pierwsze są używane jako pierwsze, więc wartość pozostaje dokładna. Jest to również sprytny sposób na zapobieganie starzeniu się zasobów, ich starzeje lub przestarzałych. Przedmioty zakupione jako pierwsze powinny być użyte jako pierwsze. Po zakupie zapasów zamiennych odłóż je za starszymi zapasami i poinstruuj pracowników, aby wzięli zapasy z przodu. Przedmioty z atramentem mogą wyschnąć, papier może się żółty, a części wyposażenia mogą stać się przestarzałe. Użyj metody FIFO, aby zmniejszyć ilość odpadów i utrzymać świeżość zapasów.
Wykorzystaj zakupy
Prowadzenie inwentaryzacji materiałów biurowych daje przedsiębiorstwu możliwość zakupu większych ilości, co przekłada się na oszczędności dyskontowe. Oszczędności te szybko rosną, gdy kupują najpopularniejsze produkty hurtowo. Jeśli zakup wszystkich Twoich potrzeb w zakresie dostaw biurowych zostanie przyznany jednemu dostawcy, skorzystaj z tej siły nabywczej, aby wynegocjować oszczędności również na mniejszych zakupach. Wykorzystaj w pełni programy nagród oferowane przez dostawców. Branża zaopatrzenia biur jest konkurencyjna, więc skorzystaj z procesu przetargowego, aby ustalić, która firma ma najlepszy program dla Twoich potrzeb.
Organizacja
Kluczem do udanego zarządzania zapasami jest organizacja dostaw. Aby system był wydajny, pracownicy muszą mieć możliwość uzyskania dostępu do tego, czego potrzebują, kiedy tego potrzebują. Materiały powinny być półki z najczęściej używanymi przedmiotami na wysokości oczu i w zasięgu ręki. Zapas mniej używane przedmioty na wyższych półkach, ale upewnij się, że nie są zapomniane. Opublikuj listę zasobów, które są zaopatrzone i gdzie można je znaleźć. Utrzymuj obszar w czystości i porządku. Wymieniaj przedmioty na wystarczająco długi czas, aby nie dopuścić do wyczerpania się, szczególnie krytycznych przedmiotów. Regularnie usuwaj przestarzałe przedmioty.
