Sukces firmy zależy od efektywnego zarządzania biurem. Tworzenie i utrzymywanie listy materiałów biurowych jest jednym ze sposobów utrzymywania wysokiej wydajności w biurze. Lista materiałów biurowych to spis zasobów, które twoje biuro potrzebuje do wykonywania codziennych czynności. Korzystanie z listy materiałów biurowych gwarantuje, że nie zapomnisz ważnych przedmiotów podczas zamawiania materiałów eksploatacyjnych.
Utwórz spis wszystkich urządzeń biurowych wykorzystywanych przez pracowników Twojej firmy. Aby skompilować wyczerpującą listę, przejdź się po swoim biurowcu. Zaczynając w biurze, zwróć uwagę na używany sprzęt biurowy. Przejedź przez cały budynek biurowy, w tym pomieszczenia do kopiowania, pokoje pocztowe, recepcje, pokoje wypoczynkowe i toalety.
Umieść każdy element wyposażenia biurowego w określonej kategorii. To wyeliminuje powielanie. Kategorie obejmują ogólne materiały biurowe, technologię i sprzęt elektryczny, artykuły papiernicze i stacjonarne, środki czystości i różne.
Ocenić wymagania operacyjne dla każdego elementu wyposażenia. Na przykład drukarki wymagają tuszu. Komputery potrzebują przewodów. Szafki na pliki wymagają plików. Garnki na kawę potrzebują wkładek. Dozowniki mydła potrzebują mydła.
Wprowadź dane, które zbierzesz do arkusza kalkulacyjnego. Użyj oddzielnych kolumn dla głównych kategorii, listy urządzeń biurowych i rzeczywistych materiałów biurowych. Korzystając z arkusza kalkulacyjnego, można w razie potrzeby posortować listę materiałów biurowych lub dodać dodatkowe informacje, takie jak numery identyfikacyjne części lub produktów.
Wskazówki
-
Jeśli Twoja firma jest duża, możesz poprosić w każdym dziale o dostawy dla określonego działu, takie jak rejestry czeków i akta pracowników. Aby z łatwością zidentyfikować potrzeby związane z zakupami w biurze, utrzymuj aktualny spis sprzętu biurowego i materiałów biurowych za pomocą arkusza kalkulacyjnego. Regularnie sprawdzaj stan swoich zapasów, aby zapobiec wyczerpaniu zapasów.
